Projekt: Almi Jönköping

Adatok

Ügyfél:
Almi Jönköping

Kinnarps-stratégia:
Henrik Axell

A Kinnarps projektvezetője:
Annelie Björklund

Munkahelyek:
25–30 dolgozó, bőséges hellyel a további növekedéshez

Elkészült:
2017. november

Amikor az Almi Sverige átalakítási projektbe kezdett a stratégiája és márkája felülvizsgálata és kiigazítása céljából, az Almi Jönköping úgy döntött, hogy ennek keretén belül az irodaingatlanját is felülvizsgálja. A Kinnarps Next Office koncepció felhasználásával kialakított új munkakörnyezet a dolgozókat és az újonnan meghatározott márkát is támogatja.

FELÚJÍTÁSBÓL ÁTALAKÍTÁS

Az egész azzal kezdődött, hogy az Almi új irodába készült költözni. A cégnek régóta Jönköping város központjának egyik ismert épülete, a gyönyörű környezetben, a Munksjö-tó partján álló úgynevezett „Öriket” adott otthont. A szerződés azonban a végéhez közeledett, a tulajdonos pedig új helyiségeket ajánlott ugyanabban az épületben, lehetőséget kínálva arra, hogy az Almi az elképzelése szerint felújítsa és átépítse azokat. A felújításból végül komoly átalakítás lett, tudtuk meg Johanna Donkertől, az átalakítási projekt vezetőjétől.

„Már az irodák költöztetését terveztük, amikor tájékoztatást kaptunk a csoport vezetőségétől, hogy az egész Almi Csoport új stratégiát fog megvalósítani, és márkaépítésbe kezd. Olyan pozíciómódosításra készültünk, hogy a továbbiakban az Almi a növekedésre hajlandó és képes üzleti ügyfelekre fókuszáljon, és proaktívabb megközelítést alkalmazzon. Emellett a márkával végzett munka vadonatúj grafikus profil kialakítására irányult, új megjelenéssel és új színekkel. Mindez tökéletesen megfelelt azon elképzeléseinknek, hogy a feladatainkat és tevékenységeinket támogató, korszerűbb munkavégzési módszerre térjünk át. Ha már az irodánk ilyen nagyszabású átalakításra vállalkoztunk, ehhez iránytűként a pozícióváltoztatást kívántuk használni. Úgy láttuk, munkavégzési módszerünk átalakítása lehetőséget kínál az »új Almi« megvalósítására. Azt tűztük ki célul, hogy az új iroda hitelesen tükrözze az új Almit, és megfeleljen annak, amit hirdetünk.”

KINNARPS NEXT OFFICE®

Kutatás, stratégia és tanácsadás az ideális iroda megteremtéséhez

A Kinnarps Next Office munkahelyi elemzés a mindenkori ügyfél egyedi követelményeiből kiinduló, a dolgozókat szem előtt tartó hatlépéses folyamat. Speciális eszközök, workshopok és elemzések segítségével – adatokra alapozva – testreszabott belsőépítészeti megoldást hozunk létre, amely támogatja a munka során végzett különféle tevékenységeket.

Részletek

„A Kinnarps azonnal megerősítette, hogy jó úton járunk, és eszközöket adott a kezünkbe a folyamat továbbviteléhez. Nagyra értékeltük a Kinnarps megközelítésének átláthatóságát és azt, hogy lehetőséget nyújtottak a Next Office folyamat általunk választott lépéseinek használatára. Éreztük, hogy a követelményeinknek megfelelő legjobb megoldásokat szeretnék létrehozni, nem csupán a termékeiket akarják értékesíteni. Egyenlő szerepvállalással működtünk együtt.”

Johanna Donker, az Almi Jönköping üzleti tanácsadója, az átalakítási projekt vezetője

INDÍTÁS WORKSHOPPAL ÉS VISELKEDÉSI ÚTMUTATÓVAL

A projekt megvalósítására 2017-ben került sor. Az új helyiségek novemberre lettek beköltözhetők. Amikor a Kinnarps bekapcsolódott a projektbe, egy kísérleti tanulmány már készen volt, és a zónákra vonatkozó kezdeti javaslatot is kidolgozták már. Az együttműködés a Kinnarps székhelyén vette kezdetét. Az Almi projektcsoportja megismerkedett az inspiráló irodai környezetekkel, szó esett az elképzelésekről, célokról, veszélyekről és lehetőségekről, és a résztvevők megvitatták azt is, hogy milyen zónákra kellene felosztani az irodát. A következő esemény a Kinnarps által a dolgozók számára rendezett workshop volt Jönköpingben. Henrik Axell, a Kinnarps Next Office koncepció menedzsere előadást tartott a jövő munkakörnyezetéről és munkamódszereiről, hogy új típusú gondolkodásra és újfajta munkavégzésre inspirálja a résztvevőket.

„Dolgozóink sokféle szerepkört töltenek be. A pénzügyi munkatársak és az ügyfelekkel megbeszéléseket folytató dolgozók esetében például meglehetősen eltérő követelményeket kellett figyelembe vennünk. További kihívást jelentett a bizalmas körülmények biztosítása. Mindezek végigvétele után kidolgoztunk egy etikett-útmutatót annak alapján, hogy a dolgozók milyen magatartás mellett döntöttek az egyes zónákban. Szó esett továbbá a munkahelyi ergonómiáról, különös tekintettel a mozgásra, a környezet változatosságára és az akusztikai megoldásokra” – idézte fel Henrik Axell.

BELSŐÉPÍRÉSZET ÚJRAFELHASZNÁLÁSSAL

A workshop eredményei alapján az ott megtervezett zónákhoz a dolgozók által támasztott követelményeknek megfelelő termékeket és megoldásokat társítottunk. Mivel az Almi az újrafelhasználás és újrahasznosítás mellett foglalt állást, az újak mellett meglévő bútorokat is felhasználtunk.

„Úgy döntöttünk, újrafelhasználjuk a jó állapotban lévő irodaszékeket, a nagy konferenciaasztalt és számos további olyan bútordarabot, amelyek illenek az új elemekhez. Ezt fontosnak tartottuk egyrészt a fenntarthatóság szempontjából, másrészt pedig azért, mert közpénzből gazdálkodunk, és felelősek vagyunk azért, hogy ezt átgondoltan tegyük.”

Johanna Donker

„Bár az Almi a nyitott környezet mellett tette le a voksát, mindenütt található olyan helyiség, ahol bizalmas megbeszélést lehet folytatni. Hangsúlyoznunk kell, hogy a tevékenységalapú kialakítás nem jelent feltétlenül nyitott környezetet és nyílt terű irodákat – a döntő tényezőt mindig a dolgozók igényei jelentik!”

Henrik Axell, a Next Office koncepció menedzsere, Kinnarps Svédország

A LEGKÜLÖNBÖZŐBB STÍLUSÚ MEGBESZÉLÉSEK

Az iroda tárgyalói minden követelménynek megfelelnek. A külső megbeszélésekre szolgáló tárgyalók a hagyományos jellegű, konferenciaasztallal és székekkel felszerelt tárgyalótermektől kezdve mindenfajta megoldást felvonultatnak az aktív megbeszélésekhez. Rendkívül népszerű például az állítható magasságú Hal tárgyalóasztallal és Frisbee bárszékekkel berendezett terem.

ALACSONY FÓKUSZÚ ZÓNA – A LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT MUNKAHELYEK

A legnépszerűbb munkahelyek az alacsony fókuszú zónában találhatók állítható magasságú Series[P] íróasztalokkal, amelyek reggelente pillanatok alatt gazdára találnak. Az itt dolgozók bármit meg tudnak beszélni és vitatni, és sokan közülük a divíziók közötti kommunikáció javulásáról számoltak be. Az átalakítást a szervezet dokumentumkezelési folyamatának átfogó elemzése előzte meg. A fizikai dokumentációt a lehetőségek mértékében digitalizálták. Az alacsony fókuszú zóna szomszédságában kis telefonálóhelyiségek és kétszemélyes tárgyalók is találhatók.

„Az átalakítás óta energikusabban dolgozom. Örömmel jövök a kiválóan kialakított irodába. A több zónára osztott elrendezésnek köszönhetően az ember új kapcsolatokat létesíthet munka közben, nem kell mindig azonos társaságban dolgoznia. A korábbinál több információt osztunk meg az egyes esetekről, és élénkebb a párbeszéd a különböző beosztású munkatársak között, hiszen a munkavégzési helyünk nem függ attól, hogy melyik divízióba tartozunk. Véleményem szerint ez számunkra és ügyfeleink számára egyaránt hasznos változás. Gyorsabban és hatékonyabban végezzük a munkánkat, és több lehetőségünk is van ötleteink megosztására.”

Markus Jonsson, az Almi Jönköping nemzetközi üzletfejlesztője

KÖZEPES ÉS MAGAS FÓKUSZ – FOKOZOTT KONCENTRÁCIÓ

Akinek nagyobb összpontosítást igényel a munkája, több lehetőség közül választhat. Dolgozhat egy közepes fókuszú nyitott terű irodában, vagy elvonulhat a magas fókuszú munkára szánt helyiségek egyikébe. Valamennyi munkahelyhez ergonomikus, állítható magasságú Series[P] íróasztal tartozik. E terek szomszédságában csapathelyiségek és kétszemélyes dolgozóhelyiségek is találhatók. Az utóbbiak egyike futópaddal is fel van szerelve azok számára, akik újszerű módon szeretnék megmozgatni tagjaikat.

HALL ÉS ÉTKEZŐ

A hall és az étkező a bejárat és a közösségi terek közelében kapott helyet. Itt a Kinnarps az Almival karöltve funkcionális megoldásokat talált, amelyek támogatják a különféle tevékenységeket. Például kivetítő és vászon segíti a belső és külső prezentációkat és előadásokat. A közelben található tárgyalók belső és külső megbeszélésekre szolgálnak. A bejárat a projekt kiemelt része volt – itt egy kellemes oázist alakítottunk ki, zenével és vonzó ülőbútorral.

„Új irodánk támogatja vezető funkciómat. Immár a feladat alapján választhatjuk meg a munkakörnyezetet, de sokan a nyitott terek mellett döntünk. Ily módon valamennyi tevékenységemhez kapcsolódóan számos beszélgetés zajlik a »fejem fölött«, így lehetőségem nyílik arra, hogy bekapcsolódjak, és jobban megismerjem munkatársaimat. Az új irodai környezet támogatja a kommunikációt, és hozzájárul ahhoz, hogy rövidebb szállítási határidővel dolgozzunk. Jómagam pedig vezetőként több visszajelzést kapok a munkámról. Véleményem szerint egy ilyen környezetben az új dolgozók is jobban megvethetik a lábukat a vállalatnál, és könnyebben belezökkennek a munkába.”

Carl Nyström, az Almi Jönköping elnök-vezérigazgatója

FOLYAMATOS UTÁNKÖVETÉS

Az új iroda igazán nagyszabású. Teljes alapterülete 640 négyzetméter, amelyen 25–30 dolgozó osztozik. Ha összeszámoljuk a munkahelyeket az íróasztaloktól a tárgyalókig és egyebekig, azt látjuk, hogy minden dolgozónak öt hely áll rendelkezésére. Az volt ugyanis a stratégiai cél, hogy meg kell könnyíteni a növekedést és a további dolgozók rugalmas felvételét.    

„Tapasztalataink szerint minden kiválóan működik. Ez a munkavégzési mód az Almi gyorsabb megújítását teszi lehetővé a vezetőség számára. Ugyanakkor pedig lebontottuk a falakat, és átalakítottuk a dolgozók szerepkörét. Tökéletesen megértjük, hogy egy ilyen átalakítási folyamat állandó utánkövetést igényel” – hangsúlyozza Johanna Donker.

A havi utánkövetések annak ellenőrzésére szolgálnak, hogy jól működnek-e az átalakítások, és nem szükséges-e módosítani az iroda bizonyos megoldásait.

„Fontos tisztáznunk, hogy valóban egy szék okozza-e a problémát, vagy a viselkedésünk nem megfelelő. Nagyon könnyű észrevétlenül visszatérni a régi, rögzült szokásokhoz. Vagyis folyamatosak a megbeszélések, kiigazítások és kiegészítések.”

Egy utánkövetési worshopot is tartottunk a Kinnarpsszal együtt, amelyen a dolgozók és Henrik Axell, a Next Office koncepció menedzsere összevetették az elvárásokat, tökéletesítő javaslatokat tettek, és kiigazították az etikett-útmutatót.

„Bár a hatékonyság és a produktivitás javulását meglehetősen nehéz mérni, érzésem szerint sikerült előrelépnünk, és lehetőséget látok a további javulásra.”

Carl Nyström

Az Almi tanácstestülete, az ENAS feladata a vezetőség támogatása.

„Rendszeresen felmérést végzünk a dolgozók munkahelyi elégedettségének és munkakörnyezetének vizsgálatára. A munkahelyi elégedettséggel kapcsolatos kérdésekre mindig magas pontszámokat kaptunk – és a dolgozók a munkakörnyezetükre is nagyon büszkék. Bár a hatékonyság és a produktivitás javulását meglehetősen nehéz mérni, érzésem szerint sikerült előrelépnünk, és lehetőséget látok a további javulásra” – hangsúlyozza Carl Nyström, az Almi Jönköping elnök-vezérigazgatója.

„A Kinnarpsszal együtt tartott utánkövetési workshop a következő két kérdésre épült: mit tehetünk még az ügyfelek élményének javítása érdekében, és hogyan növelhetjük tovább a hatékonyságot a meglévő környezetben? Az etikett-útmutató felülvizsgálata is hasznos volt. Egyebek mellett finomítottuk az egyes fókuszálási területeket, valamint az alacsony és a közepes fókuszú zóna közötti egyensúlyt. A következtetéseink között az is szerepelt, hogy világosan kell látni: az integráció és a beszélgetés a közepes fókuszú zónában is kívánatos, de csak egy bizonyos mértékig.”

Az Almi Jönköping átalakítási projektjének az iroda falain túl is komoly hatása volt. Johanna Donker mint az ENAS projekt vezetője megkapta az Almi Csoport „az év innovátora” díját. A jönköpingi iroda példaként szolgál az Almi egyéb irodái számára, amelyek a projekt zárójelentése alapján hasonló átalakítást terveznek. Ha egy hullám elindul, egyre szélesebb kört ér el!

ÖSSZEGZÉS:

  • Az Almi Jönköping úgy döntött, egy átalakítási projektbe ágyazza irodaingatlanja felújítását, hogy testreszabott munkamódszerek és belsőépítészeti megoldások segítsék a dolgozókat a vállalkozáson belül zajló változtatások végrehajtásában.
  • A projekt alapját a részvétel képezte. Valamennyi dolgozók bekapcsolódott a folyamatba, jelen volt a workshopokon és az etikett-útmutató kidolgozásában. A projekt vezetéséért és utánkövetésért külön csoport felelt.
  • A kezdettől fogva a projekt szerves részét képező IT sikertényezőt jelentett. Az iroda papírmentes, a tárgyalók foglalása az Outlook segítségével történik, és külön alkalmazás szolgál az ügyfelek fogadására és kezelésére.

Kíváncsi, mit lehetne kihozni az ön irodájából?

Vegye fel velünk a kapcsolatot!