Projekt: Puls & Träning
Hatékonyabbá és örömtelivé válik a régi iroda
A Puls & Träning edzőtermeket üzemeltető lánc korábban már irodát váltott, és ismét abban a helyzetben találta magát, hogy úgy érezték, irodájuk szűk, nem igazán hatékony, és nem boldogok benne. Ezúttal a menedzsment már a kezdetektől szerette volna megszerezni az átalakítást, ezért a Kinnarps segítségét kérték a Next Office® munkahelyi elemzés elvégzéséhez.
TÁMOGATÁS A MUNKATÉR TERVEZÉS SZÁMÁRA
Egy új iroda tervezésénél a munkatér elemzés segít feltérképezni és elemezni a különböző igényeket és a munkamintákat. Speciális eszközök és workshopok segítségével a kollégákat is bevonja a változási folyamatba,így támogatva a dolgozói elköteleződést és az aktív részvételt. Az eredmények alapján pedig javaslatot ad az elrendezésre, a helyfoglalásra és a munkamódszerekre vonatkozóan. A Next Office® munkahelyi elemzésünkről itt olvashat többet.
„A Kinnarps segített abban, hogy más szemszögből tekinthessük át a működésünket, és szembesített minket azzal, amit abszolút igazságnak tekintettünk. Rá kellett ébrednünk, hogy a nulláról kell elkezdenünk: újra felépíteni mindent - nem csak az iroda berendezését, hanem a munkamódszerünket is.”
A Puls & Träning céget 2006-ban hozták létre. Ma a vállalat mintegy 90 fitnesztermet üzemeltet Svédországban. Központi irodájuk Stockholmban található, ahol körülbelül 40 alkalmazott dolgozik. Az elmúlt években az iroda kezdett szűk lenni számukra, a menedzsment és az alkalmazottak úgy érezték, hogy az iroda hátráltatja őket a hatékony munkavégzésben, és nem is érzik jól magukat benne.
Karin Sager alapító és résztulajdonos így emlékszik vissza:
„Az irodánk viszonylag új volt, mégsem voltunk túl boldogok benne. Elkezdtünk azon gondolkodni, hogy nagyobb irodába kell költöznünk, de miután beszéltünk a Kinnarps-szal, kiderült, hogy rosszul használjuk a környezetünket, és talán inkább azon javítsunk, amink van."
Megoldás: feltérképezés és elemzés
A siker kulcsa a Next Office® volt, a Kinnarps munkahelyi elemzése, mely műveletekre szabott munkakörnyezet-fejlesztést tett lehetővé. A módszer magában foglalja az üzletmenet feltérképezését és elemzését, a menedzsment és az alkalmazottak bevonását a változás folyamatába, és az ismeretek alapján hosszú távon fenntartható munkakörnyezetet képes megtervezni.
Előadás, workshop, online felmérés, valamint a Puls & Träning jövőképének és céljainak áttekintése segítségével a Kinnarps elemezte a vállalat igényeit. Az elemzés arra a következtetésre jutott, hogy a hatékonyság javítására, valamint kényelmesebb és „okosabb” környezetre van szükségük digitális megoldások révén. További kihívás a vállalat számára a környezeti- és egészségügyi fókusz növelése, a jobb kommunikáció és az erősebb csapatszellem is.
„Elemzésünk azt is megmutatta, hogy a Puls & Träningnek nem kell nagyobb irodába költöznie. Megfelelő belső kialakítással, működésük igényeit szem előtt tartva az irodában rendelkezésre álló négyzetméter teljesen elegendő lenne. Ennek az volt az előnye, hogy a projektet gazdaságilag fenntarthatóvá tette, hogy minden négyzetmétert hatékonyan lehetett kihasználni.”
Ha felkeltettük az érdeklődését a Next Office munkahely-elemzési módszerünkkel kapcsolatban, és szüksége lenne új, működő stratégiára, kattintson!
TovábbA hering-effektusból a kényelmes terek felé
Sok szempontból érdekes utazás volt az átalakulás a hagyományos nyitott terű irodai működés felé. Karin Sager kiemeli, hogy a Kinnarps igazán értékteremtő változást volt képes létrehozni a munkatársak bevonásával.
„Kezdetben sokan félreértették és gyanakodtak a projektre, ami persze természetes. Ezért olyan fontos, hogy a dolgozókat bevonják a változások előkészítésébe. Fontos volt, hogy a vezetés mindig meghallgassa felmerülő kérdéseket és transzparens módon kezelje a projektet. A végeredmény sok szempontból kellemes meglepetést okozott”- magyarázza Karin Sager.
A legnagyobb ilyen meglepetés volt, hogy az egykor zsúfoltnak és fullasztónak ható iroda most légies, inspiráló és kellemes benyomást kelt annak ellenére, hogy nőtt a létszám és a munkahelyek száma a szervezetben. A növekedés egyik oka a digitális megoldások fejlesztése.
„Elkerülhetetlen volt számunkra, hogy kiaknázzuk a digitális környezetben rejlő lehetőségeket, mielőtt bármi másba belefogunk. Nemcsak a munkánkat tette hatékonyabbá, de a nyomtatók, fénymásolók papírhasználatát is mintegy 60 százalékkal csökkentettük. Jó a környezetnek és a pénztárcánknak is”- teszi hozzá Karin Sager.
Egy másik meglepő dolog, hogy nem a fókusz zónák vonzzák a legtöbb munkavállalót, amelyekhez a projekt elején határozottan ragaszkodtak a dolgozók, hanem sokkal inkább a nyugodt, félig fókuszált zónákat használják ki.
„Azt hiszem, a régi irodánkkal kapcsolatos tapasztalataink arra késztették az embereket, hogy saját kuckóba vonuljanak. De most, amikor az egész környezet sokkal inspirálóbb, akkor bárhonnan hatékonyan képesek dolgozni, így csökkentve a magas koncentrációt igénylő zónák foglaltságát.”
A magas koncentrációt igényélő zónákban az íróasztallal ellátott munkahelyek, magas hangelnyelő válaszfalak és textíliák felhasználásával lettek kialakítva.
A textíliák, a kárpitozott bútorok és a szőnyegpadlók is hozzájárulnak a jó akusztikai környezethez a nyitott tárgyalókban.
Az íróasztalok közelében nyitott projektterület található gyors megbeszélésekhez, vagy ha több helyre van szükség.
Munkáltatói márkaerősítés
A Kinnarps Next Office® munkahelyi elemzés volt az alapja annak a belsőépítészeti javaslatnak, amely mára megvalósult, és a Puls & Träning központjában látható. Dizájn szempontból egy stílusos irodára vágytak, amely tükrözi a működésüket anélkül, hogy túl „sportos lenne”. Karin Sager arról is beszámolt, hogy bár korábbi irodájuk vizuálisan is vonzó volt, az új iroda mélyebb dimenzióval bír.
„Nagyon sok elismerést kapunk a partnerektől és más látogatóktól, és észrevehető, hogy lenyűgözte őket, hogy ilyen sok energiát fektettünk a belsőépítészeti átalakításba. Azt is látom, hogy megerősítettük a munkáltatói márkánkat, és vonzóbbá váltunk munkaadóként, így nemcsak a munkavállalók megtartása vált egyszerűbbé, hanem a toborzás is”- mondja Karin Sager.
Karin Sager által említett benyomást megerősítette a Kinnarps munkahelyi elemzésének egy nagyon fontos eleme, az utánkövetés is. Ez azt mutatja, hogy drámai növekedést mutat a munkahely értékelése a munkavállalók pontozása alapján. Átlagosan több mint 50 százalékkal és sok esetben több mint 100 százalékkal elégedettebbek, összehasonlítva az előző irodai kialakítással.
„Az eredmények megmutatják, mennyire fontos elvégezni a munkahelyi elemzéseinket az irodaváltás előtt. Testreszabott megoldások létrehozásával értéket teremthetünk a szervezet számára, és a belsőépítészet hosszú távon fenntartható befektetéssé válik”- mondja Henrik Axell.
Részben nyitott tárgyalók
A félig nyitott terek inspiráló, szórakoztató találkahelyek, melyek arra ösztönzik az alkalmazottakat, hogy kreatív és konstruktív megbeszéléseken vegyenek részt. Ezek a területek spontán ötleteléshez használhatók, ezért nem lehet előre lefoglalni azokat.
Lounge avagy a társalgó
A lounge az iroda központja, és sok hasonlóságot mutat egy otthoni nappalival. Ez egy olyan tér, ahol a munkatársak találkoznak és interakcióba lépnek egymással. Fontos pont az együttműködés növeléséhez, a szervezeten belüli társas kapcsolatok ápolásához és a felmerülő problémák kötetlen megvitatásához. Ezen a helyen nyugodt környezetben cserélhet ötleteket kollégáival. Ideális olyan tevékenységekhez, mint az e-mailek megválaszolása, a kávézás, informális találkozók vagy csak egy jóleső csevegés.
Iroda fitnesz
A Puls & Träning hű marad önmagához, és arra ösztönzi a munkavállalóit, hogy mozogjanak még az irodai órákban is. Van egy futópadjuk, asztali szobakerékpárjuk és két Pilates labdájuk, melyek biztosítják aktív az mozgást a munkaidő során.
Elszigetelt munkaállomás
A különálló és izolált munkaállomás lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy zavaró tényezők nélkül koncentrálhassanak egy-egy fontos munkafolyamatra. Ez a munkahely lefoglalható, és ha nem használják, akkor a „clean desk” irányelvek érvényesek rá, ami azt jelenti, hogy távozáskor ki kell üríteni, mindenki összeszedi a holmiját és letakarítja az asztalt.
ÖSSZEGZÉS
A Puls & Träningnek hatékonyabb, kényelmesebb és a digitális megoldások révén „okosabb” munkahelyre volt szüksége. A munkatársak bevonásával és igényeik feltérképezésével végzett munkahelyi elemzés segítségével testre szabott belsőépítészeti megoldást állított össze a Kinnarps, mely támogatja a vállalat működését. Az átalakítást követő felmérés azt mutatja, hogy az alkalmazottak által a munkahelyre adott átlagos értékelés több mint 50 százalékkal, és sok esetben több mint 100 százalékkal nőtt.
-
HU
Változás