Minden, amit új irodája sikeréhez kell

Fontos változás várható a munkahelyén? Egy olyan irodát, amely támogatja a jó közérzetet és a hatékonyságot, csak úgy lehet létrehozni, ha a munkakörnyezetet az adott szervezet munkafolyamatira és munkatársaira tervezzük. A siker kulcsa, hogy minden személyiségtípus és generáció igényei teljesüljenek. A Next Office folyamat során átfogó elemzést végzünk a munkahelyről, hogy értékeljük, jelenleg hogyan folyik a munka, valamint feltérképezzük, milyen jellegű munkakörnyezetekre lesz szüksége a jövőben. Az alábbiakban nyolc olyan kérdést állítottunk össze, amelyeket fontos megválaszolnia a projekt elindítása előtt.

Ismeri ezeket a fogalmakat?

Az új irodákra sikertelenségének egyik oka, hogy zavaros koncepcióra épülnek, amik nem teszik világossá, hogy pontosan mit is foglalna magában a változás.  A Next Office folyamat nem arról szól, hogy egy adott sablont ráerőltessünk a szervezetére. Sokkal inkább arról, hogy megtaláljuk azt az egyedi munkakörnyezetet, amely a legjobban illik az adott szervezethez. Az alábbiakban rövid összefoglaltuk az irodákhoz és munkamódszerekhez tartozó öt leggyakoribb koncepciót:

Tevékenységalapú

A tevékenységalapú irodák a szervezetben használt munkamódszerekhez igazodnak, számos olyan, különféle tevékenységeket támogató térrel, amely a felhasználó igényeit szolgálja. Ahelyett, hogy ugyanazon a helyen végezzenek számos különböző tevékenységet, a munkatársakat arra ösztönözzük, hogy megtalálják az adott feladat elvégzéséhez legalkalmasabb helyet. Az irodát úgy tervezzük, hogy számos különböző tevékenységet támogasson, az intenzív koncentrációt igénylő feladatoktól a közös munkán át egészen a kötetlen megbeszélésekig. 

Rugalmas irodák

A rugalmas irodákban nincsenek dedikált munkaasztalok, és általában kevesebb is van, mint ahány munkavállaló. Az egyéni munkaállomások helyett megbeszélésekre szánt helyiségeket, tárgyalótermeket és közösségi tereket is létre lehet hozni. A rugalmas irodákat gyakran keverik össze a tevékenységalapú irodákkal, mert sok terület közül lehet választani, de a pozitív hatás esetükben elmarad, mert az irodát alapvetően nem úgy tervezték meg, hogy összhangban legyen a szervezet munkájával.

Asztalmegosztás

Ahogy a név is mutatja, a munkatársak egy asztalon osztoznak többen. A munkaállomások számát kizárólag annak aránya határozza meg, hogy hányan használják azokat, tehát lehet, hogy bizonyos napokon valaki asztal nélkül marad az irodában. Mindemellett az asztalmegosztás nem vesz figyelembe más tevékenységeket; a hangsúly az asztalok számán van. 

Közösségi munkavégzés

A közösségi munkavégzés egy együttműködésen alapuló, rugalmas munkamódszer, amelynek keretében több szervezet és munkavállaló osztja meg ugyanazt az irodát. Ez hasznos módszer lehet szabadúszók, kisvállalkozások tulajdonosai és azok számára, akik sokat utaznak a munkájuk során. A módszer lehetőséget nyújt azok számára, akik egyedül dolgoznak, hogy másokkal is találkozhassanak és hasznosíthassák azokat a szinergiákat, amelyek a közös munkából fakadnak. 

Agilis munkamódszerek

Az agilis munkavégzés alapelveit követő munka esetében nagy hangsúlyt fektetnek a teljesítményre és az eredményekre. Ez többek közt a következő tényezőket foglalja magában: mikor dolgozik, hol dolgozik, hogyan dolgozik, és ki az, aki valójában elvégzi a munkát. A kitűzött cél fontosabb, mint az odavezető folyamat. Sok vállalkozás számára az agilis módszerek vezettek sikerhez számos különböző szakterületen a fejlődés felgyorsítása és az új ötletek megvalósítása terén. 

Mindenki magáénak érzi a szemléletet?

Ahhoz, hogy egy új iroda sikeres legyen, szükség van elképzelésre és tiszta célokra. És természetesen a vezetőség elkötelezettségére. Ez azt sugallja, hogy az alkalmazottak jó közérzete és a projekt fontos a cég számára. A siker pedig attól függ, hogy a vezetőség betartja-e a vállalásokat. Ha az az elvárás az alkalmazottakkal szemben, hogy megosszák a helyüket és használják a különböző munkakörnyezeteket, akkor a vezetőségnek is így kell tennie. 

A siker kulcsa a részvétel. Ha az alkalmazottakat már a tervezési folyamat korai szakaszában bevonja, a munka gyorsabban és simábban fog haladni, és jobb lesz a végeredmény is. Magyarázza el, hogy miért van szükség a változtatásokra, hogyan lesznek ezek végrehajtva, és hogy milyen hatásokat vár tőlük. A kommunikációjában legyen egyértelmű és transzparens: gyorsan reagáljon a felmerülő kérdésekre és aggodalmakra. Azáltal, hogy lehetőséget biztosít arra, hogy az emberek kinyilváníthassák a véleményüket, és hogy bemutathassák a munkamódszereiket és az igényeiket, gondoskodni tud róla, hogy örömüket leljék az új irodában, ami által hatékonyabbá válik a munkájuk. Workshopok, előadások és felmérések segítségével derítse ki, hogy mit gondolnak és éreznek az alkalmazottak. A titok nyitja, hogy a jövőbe kell nézni és fel kell vázolni egy közös víziót, nem pedig arra kell koncentrálni, hogy eddig hogyan mentek a dolgok. 

Gondolt a funkcionalitásra?

Tér

A Next Office segítségével kialakított munkahely a szervezet igényeire koncentrál és adatelemzést végez, így mindig lesz elég asztal és berendezés. Fontos, hogy az emberek magukkal viszik a saját dolgaikat, amikor másik helyiségbe mennek vagy beülnek egy megbeszélésre. Ezért célszerű bevezetni egy olyan foglalási rendszert, amely képes kezelni a tárgyalókat és a különálló asztalokat egyaránt. Ezáltal fokozható a szervezet hatékonysága és csökkenthető a félreértések előfordulásának esélye. 

Technológia

Mielőtt úgy döntene, hogy munkamódszert vált, figyelembe kell vennie a technológiát. Rendelkezik azokkal a technológiai megoldásokkal, amelyekkel biztosítható, hogy az alkalmazottak papírmentes környezetben tudjanak dolgozni az iroda bármely pontján? Ha nem, felkészült erre a befektetésre? Ne feledje: az alkalmazottak igényeinek kell meghatároznia a technológiát, nem pedig fordítva!

Titoktartás

Gyakran merül fel a kérdés, amikor a nyitott vagy mobil irodai környezetről van szó, hogy hogyan lehet a titoktartást megőrizni. Egy nyitott irodai környezet nem feltétlenül jelenti, hogy minden információt nyíltan kell kezelni. Ne feledjen olyan munkakörnyezetet is létrehozni az iroda tervezésekor, ahol zárt ajtók mögött kerülhet sor a bizalmas feladatok elvégzésére és a magánbeszélgetésekre. Szintén fontos, hogy hozzáférjen egy zárható tárolóhoz.

Rendelkezésre állnak megfelelő helyek a közös munkához és a hatékony megbeszélésekhez?

A megbeszélések és a közös munka fontos részét képezi az irodai tevékenységeknek. Éppen ezért szükséges számos különböző tárgyalóteremre beruházni – a rövid megbeszélésekre alkalmas rugalmas megoldásoktól a projekttereken át a tárgyalótermekig. Fontos, hogy olyan tereket hozzunk létre, amelyek támogatják azokat a tárgyalási típusokat, amelyek jellemzőek az önök szervezeti egységeiben. Mindez növeli a hatékonyságot és a kreativitást. A hatékony tárgyalások megteremtésének másik módja a videomegbeszélések gyakoribb alkalmazása. A megfelelő technológiával könnyen tarthatunk személyes megbeszéléseket anélkül, hogy utazásra kellene költenünk, így ezzel időt és pénzt spórolunk meg. 

Gondolt az ergonómiára?

Tevékenységalapú iroda esetén természetes lehetőségek nyílnak, amikor az ember átmegy az egyik tevékenységalapú helyszínről a másikra. Minden irodában szükség van azonban ergonomikus irodabútorokra azok számára, akik ülnek és nagy odafigyelést igénylő munkát végeznek hosszú órákon át. Ülő-álló íróasztalok és ergonomikus székek segítségével lecsökkenthető az ízületi sérülések száma. Emellett próbálja meg variálni az alacsony és a magas székeket, valamint a foteleket a tárgyalókban.

Ön mennyit mozog a munkahelyén?

A mozgás nélkülözhetetlen az egészségünk szempontjából. A kutatások pedig azt mutatják, hogy nem elég csupán szabadidőnkben edzeni. Munka közben is kell. A mozgás a tevékenységalapú irodák része, mivel folyamatosan vándorolni kell egyik helyről a másikra. Az ergonomikus irodabútorok, mint az ülő-álló íróasztalok és az ergonomikus székek, szintén hozzájárulnak a mozgáshoz. De miért nem megyünk egy kicsit tovább? Tegyük lehetővé a testmozgást és az egyensúlyérzék fejlesztését munka közben az irodai edzőteremmel, amely labdákkal, egyensúlyozó deszkákkal, fitness szalagokkal, futópadokkal és szobabiciklikkel van felszerelve. 

Mik a közös értékeik?

Biztonság

A nyitott munkahelyek megteremtésének fontos kihívása, hogy az összetartozás és a biztonság érzését teremtse meg mindenki számára. Ez múlhat a kapcsolattartásra alkalmas terek és az olyan egyéni munkaállomások megteremtésén is, amelyeket el lehet választani egy ajtóval. Fontos olyan munkahelyi tereket rendelkezésre bocsátani, amelyek alkalmasak bizalmas ügyek intézésére, hogy mindenki biztonságban érezhesse személyes információit. A hangszigetelt tárgyalótermek szintén megfelelőek privát tárgyalásokhoz.

Magatartáskódex

Nagy szabadságot ad, ha az ember megválaszthatja, hogy hol és hogyan dolgozzon az irodában. Egymás és a munkahelyi eltérések tiszteletben tartásával learathatja ennek gyümölcseit és pozitív vállalati kultúrát építhet fel. Az iroda felosztható kis koncentrációt, közepes koncentrációt és nagy koncentrációt igénylő zónákra. Ezután közösen eldönthetik, hogy milyen jellegű beszélgetéseket és tevékenységeket lehet folytatni az egyes zónákban. Ha az emberek tiszteletben tartják és betartják az eljárásokat, akkor ezzel stresszmentes és kreatív környezet teremthető, ahol mindenki boldog. 

Együtt megteremtjük az ön ideális irodáját

Lépjen kapcsolatba velünk

Hogyan tekint az önvezetés fogalmára?

Azok a szervezetek, ahol az alkalmazottak önállóak, különösen jól fel vannak készülve a jövő irodáira. Az önállóság nemcsak azt jelenti, hogy az emberek képesek függetlenül a céluk felé haladni és felelősséget vállalnak az elvégzett feladatukért, hanem hogy az energiáikat arra összpontosítják, amire képesek hatást gyakorolni, és segítséget kérnek, ha a helyzet úgy kívánja. A szervezeti önállóságra nevelés által az iroda átalakításának még nagyobb hatása lesz. A munkakörnyezet pozitív és megoldásorientált lesz olyan kollégákkal, akik bátorítják és tanítják egymást. 

Mi motiválja, hogy bemenjen dolgozni?

Korábban rá voltunk kényszerítve, hogy bemenjünk a munkahelyre, mert ott voltak a berendezések és a számítógépek. Manapság azonban már bárhol tudunk dolgozni, és lehet, hogy csak azért járunk be a munkahelyre, mert úgy érezzük, kötelező. A Next Office célja az, hogy az iroda maga is egy motiváló dolog legyen. Hogy olyan inspiráló környezetet teremtsünk, ahol az ember szívesen tartózkodik. Ahol lelkes, elkötelezett kollégákkal találkozunk, és lehetőség nyílik a személyes fejlődésre. Egyszerű, kézenfekvő módja ez annak, hogy sikeres legyen a vállalat.