Meeting roomok a koronavírus után

 „A gyorsan fejlődő technológia nem csak a munkamódszerekre van hatással, de a meetingek mikéntjét is megváltoztatta. Egyre ritkábbak az olyan megbeszélések és konferenciák, ahol – kocsiba ülünk vagy repülőre szállunk – személyesen találkozunk. Ehelyett egyre gyakrabban tartunk video meetingeket.”

Néhány éve ezzel a felütéssel kezdtük azt az írásunkat, amelyben a tárgyalók új dimenziójáról   beszéltünk a mélyen tisztelt publikumnak. Akkor még nem sejtettük, hogy csak kevés idő telik el és a témának teljesen új dimenziói nyílnak meg előttünk is és állítanak minket új kihívások elé. A Kinnarps csapata azonban a fejlődés lehetőségének tekinti az ilyen irányú próbatételeket, éppen ezért a „2020 az újragondolás éve” jegyében mi is átgondoltuk, hogy mit érdemes változtatni a már meglévő tárgyalókon vagy milyen elvek mentén ajánlott az új meeting room-okat kialakítani.

A jövő irodáiban kiemelt szerepet kapnak:

1. 1.     megbízható kommunikációs eszközök

2. 2.     empátia gyakorlása

3. 3.     tárgyalótermi protokoll kidolgozása

4. 4.     könnyen mozgatható bútorok

5. 5.     egyszerűen leválasztható terek

Összegyűjtöttünk néhány praktikus tanácsot, nem csak irodabútor és térkialakítás oldalról, hanem igyekeztünk a munkahely egészének működését szem előtt tartani.

1. A kényszer home office utáni „nagy visszatérés” sok mindent megváltoztat az irodák életében, aminek következtében a tárgyalók helyzete is átalakul és megváltozik a funkciójuk. Ha visszatekintünk – akárcsak egy évvel ezelőttre is – látjuk, hogy egy-egy megbeszélés alkalmával a személyesen jelenlévők száma nagyobb volt, míg napjainkban több kolléga online kapcsolódik be. Ez a hirtelen változás arra ösztönözte a döntéshozókat, hogy kiváló minőségű, megbízható kommunikációs eszközökkel szereljék fel az irodát, hogy a közös ötletelésnek, együttműködésnek és a csapatmunka ilyen módjának ne legyenek technikai akadályai.

2. Az online kommunikáció megkönnyítéséhez Oberon asztalokat ajánlunk, amelyek tökéletesen alkalmasak videokonferenciákhoz, ugyanis V alakba rendezhetőek, így egy kameraállásból minden résztvevő jól látható. Az asztal számos egyéb funkcióval is kiegészíthető – többek között kábelcsatornákkal és kábelrögzítőkkel -, amelyek még hatékonyabb online diskurzust tesznek lehetővé.  

3. Ugyanitt fontos megjegyezni, hogy kollegiális szinten nélkülözhetetlen, hogy empátiát gyakoroljunk egymás felé. Ez miben nyilvánul meg? Legyünk megértőek azzal, aki továbbra is otthonról dolgozna, és online szeretne bekapcsolódni az értekezletekbe, illetve fogadjuk el egymás véleményét és preferenciáját.

4. Előbb vagy utóbb, érezni fogjuk – főleg, ha nem áll rendelkezésünkre elegendő mennyiségű tárgyaló -, hogy szükséges egy egységes „tárgyalói protokoll vagy házirend” kidolgozása házon belül. Ettől a közös ötleteléstől ne sajnáljuk az időt, hanem üljünk össze és alakítsuk ki a lehető leginkább személyre szabott és praktikus belső szabályzatunkat. Alakítsuk úgy a napirendünket, hogy két tárgyalás között elegendő idő teljen el. Legyen lehetőség a szellőztetésre, fertőtlenítésre, a terem átrendezésére, saját magunk utáni elpakolásra. Az idő megfelelő beosztása és a félreértések elkerülése végett érdemes bevezetni egyfajta tárgyalófoglalási rendszert is, amely segíti a kollégákat a szervezési folyamat során.

5. A gyorsaságot és a praktikumot szem előtt tartva célszerű olyan bútorokkal berendezni a tárgyalót, amelyek könnyen mozgathatóak. Legyen szó görgős székekről, asztalokról vagy paravánokról, rakásolható székekről, esetleg lenyitható asztalokról a Kinnarps termékpalettája rendkívül széles lehetőséget kínál. Ezek használata egyszerűvé teszi, hogy az igényeknek megfelelően gyorsan alakítsuk át a helyiséget.

6. A tárgyalókba – különösen napjainkban – könnyen tisztítható szövetek használatát javasoljuk, amelyek segítik a két megbeszélés közötti gyors fertőtlenítést.

7. Ha a jelenlegi irodánkban nincs elegendő számú tárgyalóterem, rövidebb hívásokra, megbeszélésekre paravánok segítségével is leválaszthatunk kisebb, meetingekre alkalmas teret. Vibe paravánunk a rugalmasság és szabadság jegyében készült, lehetővé téve, hogy a nyitott tereket kisebb szobákká alakíthassuk. 

Még több tárgyalóval kapcsolatos inspirációért és bútorért, belsőépítészeti megoldásokért és home office bútorajánlatunk megtekintéséért, látogass el honlapunkra! Ha pedig kíváncsi vagy projektjeinkre, podcast adásainkra és újdonságainkra, iratkozz fel hírlevelünkre!

Feliratkozom