A tárgyaló a megbeszélések gyenge pontja?

Így hozhatja helyre

A csapatmunka és a közös alkotás tér- és időbeli korlátok nélkül a munka természetes részét képzi a kis cégek és a nagy vállalatok esetében is. Mindannyian tudjuk, hogy a találkozókon nagyszerű dolgok születhetnek, de nem minden megbeszélés alakul így. Tény, az irodisták 47%-a érzi úgy, hogy a megbeszélés rabolja el a legtöbb idejüket. Sokat hallani arról, hogy miként lehet jobb tárgyalásokat vezetni, de vajon azzal is értékesebbé tehetjük őket, ha figyelembe vesszük a tárgyalóterem kialakításának szerepét?

Mint kollégák és üzleti partnerek, gyakran vagyunk nagy földrajzi távolságra egymástól. A tárgyalások és a projektek a napi munkánk egyre fontosabb részévé váltak – az irodai dolgozók havonta átlagosan 62 tárgyaláson vesznek részt, vezető beosztásban pedig ez a szám még nagyobb. Ez rengeteg idő, aminek jelentős részét ráadásul nem használjuk ki, hiszen a tárgyalásokon töltött idő akár 25%-át lényegtelen témák veszik el. Meggyőződésünk, hogy a tárgyaló- és konferenciatermeket  úgy is meg lehet tervezni, hogy a tárgyalás céljait, a termelékenységet, a hatékonyságot és a kreativitást növelje.

Ön milyen tárgyalásokat tart (vagy szeretne tartani)?

A tárgyalótér megteremtésekor fontos elemezni, milyen tárgyalásokat tartunk, és mik a jövőbeli szükségleteink. Vegye figyelembe a helyiség felhasználási módját, a tárgyalás méretét és idejét: a most meglévő helyiségei megfelelnek az igényeinek? Ezek a tényezők határozzák meg a tervezési folyamatot, és segítenek az ön igényeire és munkastílusára szabott tér megteremtésében.

"

„Tudjuk, hogy a technológiai fejlődés tempója miatt ügyfeleink számos kihívással néznek szembe, és hogy jelentős igény van az újfajta innovatív és funkcionális munkastílust támogató terekre. A Kinnarps Next Office®* esetében ezt olyan inkluzív folyamatként látjuk, amelynek célja ügyfeleink számára kreatív, rugalmas és hatékony tárgyalótermek és -terek létrehozása. Lényege, hogy a teljes képet lássuk, és mindent figyelembe vegyünk – a szervezetet, a fizikai környezetet, a technológiát és a munkavállalók egyéni igényeit."

- Peter Knecht, a Kinnarps AB Nemzetközi Koncepció értékesítési igazgatója
"

*A Kinnarps Next Office® egy olyan eredményorientált koncepció és folyamat, amely a műveletekkel kapcsolatos igényeket veszi alapul, és ahol az alkalmazottak kulcsfontosságú szerephez jutnak. A Next Office alapja az ügyfelekkel, a szervezeti fejlesztőkkel és a jövőelemzőkkel együttműködve végzett kutatómunka.

Tudjon meg többet a folyamatról

A modern irodákban gyakran vegyítjük a fizikai és virtuális kommunikációt ugyanabban a térben – együttműködünk megosztott dokumentumokban, nagy képernyőkön prezentálunk anyagokat és videokonferenciákon veszünk részt a világ minden tájáról érkező résztvevőkkel. Szerelje fel tárgyalótereit olyan okos technológiával, amely nemcsak jelenlegi, de a jövő tárgyalási módszereit is támogatja.

Hogyan teheti igazán működőképessé ezeket a tereket?

A tárgyalótér nemcsak egy asztalokkal és székekkel ellátott szoba. Ahhoz, hogy a tér betölthesse szerepét, pár dolgot mindenképp érdemes figyelembe venni. Először is, a különböző színek különbözőképpen hatnak ránk, ezért egy tárgyalótér megteremtésekor fontos azt is figyelembe venni, hogy a színválasztás is tárgyalásainak célját szolgálja. A sárga kitűnő választás a tárgyalótermekhez, hiszen egy olyan szín, amely beszédre ösztönzi az embereket. Éppen ezért érdemes olyan kreatív terek falain és bútorain használni, ahol ötletelésre van szükség a beszélgetés továbbvitele érdekében. A kék szintén nagyszerű szín tárgyalótermek esetében. Nyugalom érzetét kelti, segítve bennünket az összpontosításban és a jobb termelékenység elérésében. Használja olyan tereknél, ahol műhelymunka zajlik – így teremtve új ötleteket. A kék mindemellett bizalmat sugároz, ezért jól passzol olyan terekhez is, ahol ügyfeleivel találkozik. A videokonferencia-teremben fontos, hogy olyan hátterünk legyen, amely megkönnyíti a videoberendezések számára a résztvevők felismerését, és nem terheli azok szemét, akik az adást nézik. A legjobb választás egy megnyugtató, természetes szín közepes kontraszttal – válasszon olyan visszafogott földszíneket, mint a sárgásbarna, a bézs, a szürke vagy a palaszürke. A világos árnyalatok, éles fehérek és a sötétebb árnyalatok gyakran hoznak létre olyan vizuális hatásokat, amelyeket nem szívesen lát a képen, ezért a legjobb elkerülni a használatukat a videoberendezéssel ellátott tárgyalótermek falain.

Manapság számos tárgyalóteremben használunk monitorokat, és nemcsak a videokonferenciák során. Megosztjuk és bemutatjuk a tárgyalás minden résztvevőjének a szükséges dokumentumokat, ezért fontos, hogy a termet a képernyő láthatóságát figyelembe véve bútorozzuk be. Válasszon a képernyővel megegyező szélességű tárgyalóasztalt, vagy építsen be egy V-alakú asztalt, hogy minden résztvevő egyformán láthassa a képernyőt. A görgős székeket könnyebb áthelyezni és a megfelelő szögbe állítani a képernyő jobb láthatósága érdekében.

A görgős székek rugalmassága azokon a tárgyalásokon is jól jön, ahol csoportos beszélgetések zajlanak, valamint olyan műhelymunkák esetében, ahol gyorsan és csendben kell újrarendezni a termet. A bővíthető tárgyalóasztalok vagy az összecsukható mobilasztalok szintén jól használhatók olyan terekben, ahol támogatni szeretné a rugalmas és dinamikus tárgyalásokat.

A kreatív megbeszélések és ötletelések során a mozgás az energiaszint és a tempó fenntartása érdekében különösen fontos. Az állítható magasságú tárgyalóasztalok segítségével az asztalmagasságot könnyen az igényeire szabhatja – egy magasabb asztal bárszékekkel  aktívabb megbeszélést tesz lehetővé, ahol a résztvevők felállhatnak, csatlakozhatnak a párbeszédhez vagy magukhoz ragadhatják a kezdeményezést egy tábla vagy képernyő előtt.

A tárgyalóterem akusztikája szintén fontos a figyelem és a produktivitás fenntartása érdekében. Az olyan, tárgyalótermekben gyakran használt kemény felületek mint a csupasz falak, üveg térelválasztók, képernyők és táblák, a magas hangok  éles visszaverődése miatt kellemetlen akusztikai környezetet teremtenek. A hangelnyelő és hangcsillapító akusztikai panelek és mennyezetelemek beépítésével kiegyensúlyozott zajszintet teremthet és minimalizálhatja a zavaró zajokat. Szintén fontos meggyőződni arról, hogy a hang nem jut túl a tárgyalóterem falain – hogy mindent hallani lehessen, de semmi ne hallatsszon ki.

Ne feledje a spontán megbeszélésekhez szükséges bútorokat!

Spontán megbeszélések nap mint nap történnek munkahelyünkön. Kollégák találkoznak a folyosón, a kávégépnél vagy egymás asztalánál, és kérdéseket tesznek fel vagy ötletelnek. Az ilyen spontán tárgyalások nemcsak a munkahelyi kapcsolatok miatt fontosak, de erősítik az együttműködést és megkönnyítik a problémamegoldást is. Tegye könnyebbé kollégái számára, hogy megállhassanak beszélgetni, azáltal, hogy kényelmes ülőhelyeket alakít ki bizonyos helyeken.

Mindezek alapján látható, hogy a kreatív és hatékony tárgyalásokra nagyobb esély van olyan helyeken, ahol inspiráló és funkcionális terek állnak rendelkezésre. Mi olyan kényelmes, intuitív és otthonos környezet megteremtésére törekszünk, amely segíti a tárgyalásokon az összpontosítást, és növeli azok élvezeti értékét. Olyan helyiségek kialakítására, amelyekben - kiváló tervezésüknek hála - a résztvevők a saját kreatív folyamataikra koncentrálhatnak és a  hatékonyan működhetnek együtt.

Segítségre van szüksége, hogy új életet leheljen tárgyalótermeibe? Vagy egy olyan új tárgyalási környezet megteremtésében, amely túlmutat a hagyományos helyiségeken?

Lépjen kapcsolatba velünk

Citation

https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/