Felejtsen el mindent, amit a tevékenységalapú irodáról tud (vagy tudni vél)!

A tevékenységalapú irodával kapcsolatban számtalan kérdés és előítélet merül fel. Henrik Axell, a Kinnarps Next Office koncepciómenedzsere mindent elmond, amit tudnia kell ahhoz, hogy a következő irodája sikeres legyen – függetlenül attól, hogy az teljesen vagy csak részben tevékenységalapú, esetleg egyáltalán nem az... „A titok nyitja, hogy nem szabad leragadni a kész koncepcióknál és megoldásoknál. Csak akkor alakíthatjuk ki az ideális irodát, ha az munkatársak szükségleteiből indulunk ki” – mondja Axell.

Az utóbbi években a tevékenységalapú iroda a legdivatosabb irányzat.

Azoknál az irodáknál, amelyek befektettek a munkahely fejlesztésébe és a praktikus irodák kialakításába, a tevékenységalapú iroda volt az első számú választás. Ugyanakkor az irányzatot erőteljes kritikák is érték. Tényleg olyan jók a tevékenységalapú irodák, mint amilyennek mondják őket?

„Igen! Másrészről viszont megfigyelhető némi zavar azzal kapcsolatban, hogy mi is pontosan a tevékenységalapú iroda. Sok vállalat azt gondolja, hogy tevékenységalapú munkakörnyezetben dolgoznak, pedig nem – és ebben az esetben nem meglepő, hogy ez nem működik" – gondolja Axell.

Henrik Axell, Next Office Concept Manager

De kezdjük az elején.

A „tevékenységalapú munkavégzés" terminust 20 évvel ezelőtt egy holland vállalat kezdte használni. Olyan irodát szerettek volna létrehozni, amely az alkalmazottak aktuális munkavégzési igényeihez igazodik ahelyett, hogy az alkalmazottaknak kelljen igazodni egy hagyományosan berendezett irodához. Így a tevékenységalapú iroda alapja a munkavégzés módja volt, nem pedig egy kész belsőépítészeti tervezési koncepció.

A 21. század elejének gyors technológiai fejlődése paradigmaváltást hozott magával. Hirtelen mindenhol lehetővé vált a munkavégzés, az irodán belül és kívül is. Manapság már nem csupán dolgozni járunk a munkahelyünkre, hanem az is számít, amit csinálunk. A tevékenységalapú iroda ötlete tökéletesen illik ebbe az elképzelésbe.

„De ahogy az az új trendek esetében mindig lenni szokott, sokakat vonnak be a folyamatba, akik kidolgozzák a saját koncepcióikat. Ez azt jelenti, hogy sok különböző elképzelés van arról, hogy mit jelent a tevékenységalapú munkavégzés. Néhány megoldás egyáltalán nem felel meg a tevékenységalapú iroda koncepciója mögött rejlő alapötletnek, vagyis annak, hogy az irodát a munkavégzés típusa szerint kell megtervezni. Ebben az esetben pedig fennáll a kockázata annak, hogy az eredmény nem lesz jó. Két klasszikus példa az asztalmegosztás és a rugalmas iroda" – mondja Axell.

 

EZEK NEM TEVÉKENYSÉGALAPÚ MEGOLDÁSOK:

Asztalmegosztás
Ez egyszerűen a foglaltsági arányból indul ki, célja az iroda területének minimálisra csökkentése. Általában sok munkaasztal van, amelyet az alkalmazottaknak meg kell osztaniuk, és nincs alternatíva. Az alkalmazottak feszültek, mert nem tudják, hogy lesz-e helyük dolgozni, és gyakran félbeszakítják a munkavégzést a többiek beszélgetései és a telefonhívások.

Rugalmas irodák
A rugalmas irodákban az alkalmazottaknak nincs állandó munkaállomásuk. Az alkalmazottak számához képest kevés munkaasztal miatt keletkező kisebb területet néha arra használják, hogy beszélgetőszobákat, tárgyalótermeket, találkozási helyeket stb. alakítsanak ki. A rugalmas irodákat gyakran keverik össze a tevékenységalapú irodákkal, mert sok terület közül lehet választani, de a pozitív hatás hiányzik, mert az irodát alapvetően nem úgy tervezték meg, hogy összhangban legyen a szervezet munkájával. Ehelyett fennáll a kockázata annak, hogy az új iroda stresszt és elégedetlenséget okoz.

  • KINNARPS NEXT OFFICE®

  • Az új irodája – az ön feltételeivel

A tevékenységalapú iroda sikerének alapvető követelménye, hogy a szervezet legyen felkészülve erre a típusú munkavégzésre. Ez viszont nem mindig van így.

„Ez gyakran a vállalati kultúrától függ. Hollandiában és a skandináv államokban a tevékenységalapú munkavégzés gyorsan elterjedt, míg Európa számos más részében a fejlődés kicsit lasabb. Szerintem ennek az az oka, hogy a skandináv országokban úgynevezett lapos szervezetek vannak, így az átalakulás gördülékenyebb. De ami tulajdonképpen igazán számít, az a vállalati kultúra. Amennyiben a szervezetben jellemzően önálló és saját magukért felelősséget vállalni tudó alkalmazottak dolgoznak, a tevékenységalapú munkavégzés lehetséges alternatíva" – mondja Henrik Axell, a Kinnarps koncepciómenedzsere.

 

A jövő irodája

A lényeg, hogy az egyéni szervezetekre és az alkalmazottaikra nem kényszeríthetők kész koncepciók. Ehelyett vissza kell térni az eredeti ötlethez: a munkamódszerekből és a szükségletekből kell kiindulni. Ezért dolgozta ki a Kinnarps a Next Office koncepciót. Ez egy konkrét akcióterv, amelynek célja, hogy mindegyik szervezet számára ideális irodát alakítsanak ki. A hat lépésből álló Next Office koncepció az út a következő irodájához. A kiindulási pont a szervezet és az egyéni munkamódszerek alapos elemzése.

„A siker kulcsa a házi feladat elkészítése. Az első 3 lépés egy elemző szakasz, amelynek során közösen összegyűjtjük a szükséges információkat. A 4–6. lépés a megvalósítási szakasz, amelynek során kiválasztjuk azt a megoldást, amelyik a leginkább megfelel az adott vállalatnak vagy szervezetnek" – magyarázza Axell.

 

Ergonomikus munkahelyek

Az iroda megtervezéséhez az alapot az elemzés adja. Minden attól függ, hogy az alkalmazottaknak mire van szükségük, és hogy dolgoznak. Ha sokszor telefonálnak, sok olyan helynek kell lenni, ahová az egyéni hívásokhoz elhúzódhatnak. Ha sokszor dolgoznak projekteken, sok rugalmas projektterületet kell kialakítani. A lényeg az ergonomikus és energikus munkakörnyezet kialakítása, függetlenül attól, hogy klasszikus munkahelyi ergonómiára van-e szükség, amelynek középpontjában a különböző felhasználókhoz könnyedén igazítható bútorok állnak, illetve attól, hogy kreatív környezetet kell-e megtervezni kiváló hangergonómiával és az egyén számára biztosított szabadsággal.

A Next Office alapja a motiváció és a részvétel – a vállalati vezetőség és az alkalmazottak részéről egyaránt. A folyamatnak mindenki a részese, az információgyűjtés pedig műhelybeszélgetéseken, szemináriumokon és online kérdőívek segítségével történik.

Mivel a Next Office alapja az egyéni szervezet, a módszer önkormányzati vagy állami hatóságok, megyei tanácsok vagy vállalatok esetében is alkalmazható. A munkamódszer a fizikai munkahely felett áll.

HOZZÁADOTT ÉRTÉK A KINNARPS NEXT OFFICE® KONCEPCIÓVAL

Nagyobb mértékű együttműködés egy kreatív és pozitív irodai környezetben.

Optimalizált munkafelület, ahol minden négyzetméter kihasználása optimális.

Az iroda támogatja a különböző személyiségeket és munkamódszereket – a csapatokat és az egyéneket egyaránt.

Az iroda funkciónak megfelelő kialakításának köszönhetően produktívabb munkakörnyezetet biztosít és hatékonyabb folyamatokat tesz lehetővé.

A lehetőség, hogy az alkalmazott személyesen válassza ki a munkájához szükséges funkcionális helyet, stresszmentes környezetet eredményez. Az ergonomikus termékek javítják az alkalmazottak közérzetét.

Az az iroda, amelynek tervezése során az alkalmazottak álltak a középpontban, új és izgalmas készségeknek ad teret, és erősíti a vállalat márkáját.
 

TRENDFIGYELÉS

– AZ IRODÁBAN TÖRTÉNT!

1.

Először fordul elő, hogy négy generáció dolgozik együtt. Egy 20 éves és egy 70 éves máshogy végzi a munkáját, és irodáink megtervezése során ezt figyelembe kell vennünk. 

 

2.

A vállalat számára egyre fontosabb, hogy a választásai fenntarthatóak legyenek – az irodában is – az ügyfelek és az alkalmazottak szempontjából egyaránt. 

3.

A vezeték nélküli kapcsolatminden munkahelyen elengedhetetlen – nem csak az irodában. 

 


4. 

A projektmunka is egyre népszerűbb munkamódszer.

5.

Az alkalmazottak nagyobb befolyást követelnek a munkaállomásukkal, annak helyével és a munkamódszerrel kapcsolatban.


 

6. 

Az új mobilitás azt jelenti, hogy a megszakítások és a figyelemelvonások egyre nagyobb problémát jelentenek munka közben. Így a munkahelyet úgy kell berendezni, hogy minden alkalmazott nyugodtan dolgozhasson – amikor erre szükségük van.