Kollaborációs terek, avagy az irodai mágia

Minden közösségnek megvan az helye, ahol a kötetlen beszélgetések eldöntik a fontos kérdéseket. Számtalan korban ez a városok számára a templom melletti borozó, a családban általában a konyha, a Friendsből pedig tudjuk azt is, hogy Ralph Laurennél a kijelölt dohányzó volt – legalábbis Rachel szerint.

Valami ilyesmi - az emberek örök vágya a fesztelen beszélgetésre és ötletelésre - ihlette a kollaborációs terek megalkotását is. Különösen nagy szerepe van abban, hogy a jelenlegi home office-t támogató, úgynevezett hibrid irodákban egy konzultációs, a csoportos munkavégzést támogató professzionális terület jöhessen létre.
Mivel a szakértők szerint egyértelműen szerves része lesz a jövő hibrid irodáinak, megpróbáljuk tisztába tenni, hogyan működik és miért hasznos egy vállalatnak a kollaborációs tér. 

„Ez olyan, mint a tárgyaló?” Igen és mégsem.

Bár a kollaborációs tereket meetingekre is használhatjuk, mégis ez egy olyan hely, ahol a szorosra húzott nyakkendők és az egy e-mailben is lekommunikálható, de kétórás megbeszélések helyett tényleg csoportos munka zajlik. A kollaborációs tér tulajdonképpen egy információs csomópont, ahol például a különböző osztályokból alakult projektcsoportok, a home office-ból konzultálni érkezett kollégák egyeztethetnek, vagy egy külsősöket is alkalmazó új kampány részletei kirajzolódhatnak. Méghozzá közös, személyes ötletelés folyamán.

Most, hogy a hagyományos irodai munkamódszereket át kellett gondolniuk a vállalatoknak a home office átállás miatt, sok régi bevésődés is kibukott a gardróbból. Ezek egyike volt az, hogy a munkavállalónak folyamatosan az irodában kell lennie, „hogy a főnök lássa, hogy dolgozik”. A másik pedig az, hogy lehetetlenül nagy és így kevés megbeszélésre alkalmas, túlságosan formális tárgyalók kerültek az irodákba. A rövid egyeztetéseket, vagy éppen a hosszabb csoportos munkákat ezek egyáltalán nem tudták kiszolgálni a hivatalos értekezletek miatt, holott, egyre inkább az előbbiek kerülnek túlsúlyba. A folyamatos helykeresés vagy a konyha használata sok-sok stresszel, a kollégák zavarásával és időpocsékolással jár; ez mind elkerülhető egy-két jól szervezett kollaborációs munkatér kialakításával.

A KOLLABORÁCIÓS TEREK ELŐNYEI:


+ Támogatja a projekt megbeszéléseket és egyeztetéseket

+ Ügyfelek fogadására alkalmas hely

+ Segíti az információáramlást

+ Lehetőséget ad a közösségépítésre

A KOLLABORÁCIÓS TEREK HÁTRÁNYAI:


 Ha rossz helyre kerül, az egész iroda munkáját zavarhatja

 Megfelelő térszervezés és vállalati struktúrába
   illesztés nélkül nem működik 

Hol alakítsuk ki a kollaborációs tereket?

Mivel a csoportos munka rengeteg kommunikációt, „népvándorlást”, adott esetben vitázást, videóhívást, videólejátszásokat is jelenthet, úgy kell elhelyezni, hogy bár könnyen elérhető helye legyen, de ne zavarja a munkaállomásoknál dolgozó kollégákat, tárgyalásokat.

A home office miatt szinte minden irodában akad olyan tér, ami már huzamosabb ideje kihasználatlan. Az üres munkaállomások látványa nem csak a bent dolgozók számára demotiváló, de feleslegesen pazarolja az erőforrásokat is. A kisebb irodába költözés macerája és költségei helyett a munkatér újraszervezése és optimalizálása hatékonyabb megoldás, és egyben olyan lehetőségeket is kínál a cégek számára, amivel egy modernebb munkavégzési módszerre állhatnak át. Ez a hibrid iroda, melynek szerves része kollaborációs tér.

Hogy egy konkrét vállalatának pontosan mire van szüksége, az irodában hogyan helyezhető el a kollaborációs tér és mekkora, milyen elrendezésű és hány darab kell belőle, arra nem lehet univerzális választ adni. Minden szervezet más, másképp működnek a belső folyamatok és a munkavállalóknak is más rutinjai alakultak ki. Érdemes szakértőt bevonni az átalakítás megtervezéséhez, hogy a vállalati kultúrának és a munkatér tervezés szabályainak is megfeleljen az új iroda.

A Kinnarps ©NextOffice módszerével hatékony munkahelyelemzést végzünk, ami megmutatja, hogy hol vannak az erősségek és a hiányosságok a szervezetben, illetve ezeket hogyan lehet egyensúlyba hozni.
A NextOffice elemzésről itt tudhat meg többet 

Ha gondolkodik az átalakításon, vegye fel velünk a kapcsolatot, és minden lépésben segíteni fogjuk az irodatér újragondolását, megvalósítását.  

KAPCSOLAT

 

Hogyan rendezzünk be és szereljünk fel a kollaborációs teret?

Ha a munkaállomás egy vadászrepülő lenne, akkor a kollaborációs tér egy varázsszőnyeg. Hogy megőrizze fesztelen, otthonos jellegét és produktivitásra sarkallja a munkavállalókat, a kollaborációs tereket kényelmes, flexibilis bútorokkal és könnyen átrendezhető formában a legcélszerűbb létrehozni. Számos kreatív trükköt lehet bevetni arra, hogy térben és hangulatában is elkülönüljön az irodatértől, kreativitásra ösztönözzön, mégse zavarja a kollégákat az itt zajló munka.  

Összeállítottunk egy komplex bútorlistát néhány lehetséges elrendezéssel, amit itt lehet letölteni.

Remek példa erre a Fields termékcsaládunk , amit kifejezetten arra terveztünk, hogy magas háttámlájú bútorokkal, paravánokkal egy tér-a-térben jellegű kuckót lehessen kialakítani.

A Cap ülőszékek az ad-hoch megbeszélések sarokkövei lehetnek. Ezeket a színes kis manósapkákat bármikor levehetjük egy praktikus tárolóról, ha szükség van rájuk, egyébként nem foglalnak helyet.

Inspiráló és sokrétű ülőbútorunk, a Frame tipikus példája annak, hogy ösztönözzük a munkavállalókat arra, hogy törjenek ki a szokásos keretekből és merjenek álmodni.