Figyelemeltereléstől a koncentrációig
A nyitott terű irodák előnyei és hátrányai
Valami elveszett, ahogy az irodákban a különálló munkaállomások helyett egyre inkább elterjedt a nyitott terű irodai elrendezés. A legnagyobb kihívás olyan munkakörnyezeteket tervezni, ahol az alkalmazottakat nem zavarják meg folyamatosan. Kezdetben mindez rendkívül leleményes ötletnek tűnt. A nyílt terű iroda mindenki számára előnyös: a kreatív alkalmazottak szabadon oszthatják meg az ötleteiket és gondolataikat egymással, a vezetők szemmel tarthatják a beosztottakat, a pénzügyesek pedig örülhetnek, hogy ugyanabban a légtérben több munkatárs is dolgozik.
Csak egy probléma volt, illetve inkább kettő:
-
1. Néhányan nehezen tudnak teljesen a feladataikra koncentrálni, ha közben a munkatársaik beszélgetnek.
-
2. Néhány feladat teljes koncentrációt igényel.
A gondolatok új piacán már nem a tudás a legfontosabb tényező, inkább az ismeretek megértése, illetve a látszólag különböző ötletek ötvözése új koncepciókkal és megoldásokkal, amelyek tényleg változást hozhatnak. A párbeszéd, a tapasztalatok megosztása és a megbeszélések továbbra is fontos szerepet fognak betölteni, de a koncentrálás és a zavartalan munkakörnyezet is egyre lényegesebbé válik. Ehhez egyre nehezebb megtalálni az időt és a helyet, hiszen a kávéfőző sistereg, a nyomtató kattog, a mosdóajtók becsapódnak, a mobiltelefon pedig hangosan csörög, ráadásul mindeközben valaki a hétvégi vacsoraparti részleteit taglalja.
„Az emberek vagy egy feladatra szeretnének koncentrálni, vagy találkozni másokkal, hogy kommunikáljanak. Az akusztika fontos része az ezen két munkamódszer közötti különbségtételnek. Fontos ugyanakkor egy „ne zavarjanak” kultúra kialakítása is, hogy mindenki magánszférára és koncentrációra való igényére jobban tekintettel lehessünk.”
A flow élmény elérése
A neves magyar pszichológiaprofesszor, Csíkszentmihályi Mihály szerint minden munkaadónak segítenie kell az alkalmazottakat a „flow” élmény elérésében. Ilyenkor az alkalmazott teljesen belemerül az éppen végzett tevékenységbe, és teljes lelkesedéssel az adott problémának szenteli az idejét, hogy megoldást találjon rá és innovatív ötleteket dolgozzon ki. A legtöbb embernek a munkavégzés során viszont bizonyos mértékű nyugalomra és csendre, valamint egy adott struktúrára és világos célokra van szüksége. A lényeg a koncentráció és kreativitás egyensúlyának elérése. A produktivitásra, a motivációra és arra az érzésre, hogy jól végeztük a munkánkat, kevesebb az esély, ha túl sok a zavaró körülmény. A legtöbben azzal a szándékkal mennek reggel a munkába, hogy a legjobb teljesítményt szeretnék nyújtani. A tanulmányok manapság azt hangsúlyozzák, hogy a boldogság forrása leginkább az, ha úgy érezzük, hogy jó munkát végeztünk. A munka, amelynek értelme van, és amelynél a befektetett energia látványosan pozitív eredményhez vezet, örömmel tölt el. Ha a munkanap végén egyre inkább azt érezzük, hogy nem felelünk meg a saját magunk és a környezetünk elvárásainknak, csökken a munkavégzési kedv és a motivációs szint.
Viszont egyetlen alkalmazott sokszor nem tudja befolyásolni a fizikai irodai környezet kialakításával kapcsolatos döntéseket. Néhányan fejhallgatóval történő zenehallgatással vagy fülvédővel próbálják meg kialakítani a saját munkaterüket. Ez a körülöttük lévők számára azt jelzi, hogy szeretnének egyedül lenni. De azoknak a munkaadóknak, akik nem akarják, hogy az alkalmazottak az irodán kívül keressenek menedéket, vagy hogy akár el is veszítsék őket, el kell gondolkozniuk azon, hogyan kell megtervezni a jövő irodáját.
Hiszünk abban, hogy a produktivitást és jóllétet hirdető irodáknak sokak igényeinek kell megfelelniük. Létfontosságú olyan munkaterületek megalkotása, ahol az alkalmazottak koncentrált munkát végezhetnek, de a kreatív közösségi részek is megmaradnak. Egyszerre kell megfelelni az introvertáltak és extrovertáltak igényeinek is. Ez különféle összeállításokkal érhető el, amelyek különféle típusú összpontosításra és figyelemelterelésre adnak módot.
Személyre szabott megoldás
„Gyakran halljuk ügyfeleinktől, hogy irodáik kialakítása miatt nem képesek produktívan dolgozni. Ez sokszor azért van, mert nincs elég csendes hely a koncentrált munkavégzéshez. "Amikor tervezünk vagy újrarendezünk irodákat, a legfőbb prioritás az, hogy létrehozzunk és fenntartsunk efféle csendes helyeket”
Kinnarps Next Office® koncepciónkban személyre szabott és átfogó megoldásokkal segítjük ügyfeleink irodatervezési és felújítási erőfeszítéseit. Az ügyfelek és munkafolyamataik szolgálnak kiindulási pontként. Először jelenlegi munkamódszereikre, és a jövővel szembeni elvárásaikra vetünk pillantást. Ezt követően kezdődik az új, egyedi, személyre szabott iroda kialakításához vezető út. A teljes folyamatban érintettek vagyunk, az elképzelésektől és inspirációtól kezdődően a megvalósításig és ügyfélkövetésig.
Fontos számunkra, hogy ne csak vizet prédikáljunk, ezért is alkalmaztuk Next Office koncepciónkat közös terű irodánkban és bemutatótermünkben a Kinnarps főhadiszállásán. Henrik Axellnek, a Next Office koncepció svédországi menedzserének jelentős szerepe volt a tevékenységalapú irodatér megteremtésében. A vezetőséget és az alkalmazottakat a folyamat elejétől bevontuk, és figyelembe vettük véleményüket és nézőpontjukat.
„Ha a vezetőség nincs bevonva, igen nehéz új gondolatok és ötletek megindítása a szervezeten belül. Amint pedig a vezetőség is részese a dolognak, az alkalmazottakat is be kell vonni - minden nézőpont értékes” - mondta Henrik Axell.
A nyitott irodák és a dolgozók összpontosítására szánt területek kombinálása érdekében az iroda három zónára lett osztva: nagyfokú összpontosítás, közepes összpontosítás és alacsony összpontosítás.
A Kinnarps főhadiszállása
A Kinnarps közös munkaterű irodái és bemutatóterme csak egy kőhajításnyira vannak attól a helytől, ahol a cég több mint 75 évvel ezelőtt megalakult. Az irodát kreativitás jellemzi, és a fenntarthatóság, jóllét, innováció és ergonómia élő példájaként szolgál. Egyedülálló megoldás, amelyben egy tevékenységalapú munkahelyet ötvöznek egy bemutatóteremmel, ahol a vállalat termékeit és koncepcióját a világ minden részéről érkező látogatók személyesen ismerhetik meg.
Nagyfokú összpontosítás
A nagyfokú összpontosításra szánt területek zavartalan munkavégzésre szolgálnak. Ez kisebb vagy nagyobb hangszigetelt tárgyalótermek kialakításával érhető el, amelyeknek köszönhetően a beszélgetések nem hallatszanak ki. A könyvtár és az egyedi, nagyfokú összpontosításra szolgáló munkaállomások a csendes tárgyalótermek fontos kiegészítői. Ezek a területek ideálisak olyan összpontosítást igénylő munkafolyamatokhoz, amilyen az írás és olvasás.
Közepes összpontosítás
A közepes összpontosításra szolgáló területek azoknak készülnek, akik szeretnének összpontosítani, de nem teljesen csendes vagy elszigetelt környezetben. Ezen összpontosítási szinthez a helyiségekben kialakított helyiségek tökéletes megoldást nyújtanak. Ezeket könnyedén megtervezheti hangelnyelő vagy hangszigetelő paravánokkal. A közepes összpontosítású területek ideális esetben kollaboratív vagy kreatív terekben valósíthatóak meg. Ezek a terek kiválóan alkalmasak spontán találkozókra, összefoglalókra és workshopokra. Fontos, hogy a belsőépítészeti tervezés elősegítse a produktivitást és kreativitást.
Alacsony összpontosítás
Bizonyos tereket alacsony összpontosítási igényű feladatokra szabtunk. Kiváló példák erre a társalgó és a „leszállópálya” - két olyan terület, ahol beszélgetésre és egyéb zajokra lehet számítani. Itt végignézheti e-mailjeit, vagy spontán találkozókat tarthat arra haladó kollégáival. Ezen zónák mellett egy nyílt tér is rendelkezésre áll, amely külön munkaállomásokat tartalmaz. Ezek az állomások mindennel el vannak látva, amire hosszabb ideig tartó munkavégzés során szüksége lehet. Az irodai étkező is használható alacsony összpontosítási igényű feladatokhoz, de általában az emberek ott inkább szüneteket tartanak.
Zónákra osztás és szabályok
Az összpontosítási zónák működése érdekében fontos azokat elválasztani egymástól úgy, hogy például a társalgóból érkező zaj ne zavarja a nagyfokú összpontosítású területeken dolgozókat. A plafonra rögzített vagy a padlón álló hangelnyelő paravánok használatával külön zónákat tud elválasztani egymástól. A nagyfokú összpontosítást igénylő területeken további hangelnyelő termékeket, például íróasztali paravánokat is használhat.
A hangelnyelés azonban az összpontosítási zónák kialakításának csak az egyik szempontja. Fontos az irodai zajt illető szabályok felállítása is. Közös egyetértésnek kell öveznie az egyes zónákban engedélyezett viselkedést. Minél világosabbak a szabályok, annál könnyebb produktív, kellemes irodai környezetet kialakítani.
„A szabályok a kirakós fontos részei. Segítik a dolgozókat a helyes irodai viselkedés és az új szokások kialakításában. Az elvárt viselkedésformák meghatározott sora hozzájárul az iroda funkcionalitásához, és elégedettebbé teszi a dolgozókat” - mondta Henrik Axell.
Egymás tisztelete
Tiszteljük egymást, és tiszteletben tartjuk a munkahelyen és látogatóink körében is fellelhető különbségeket.
Rend és tisztaság
Az úgynevezett tiszta íróasztal irányelvünk értelmében mindig összeszedjük a dolgainkat a munkanap végén, és kollektíven vagy személyes tárolóegységben tároljuk őket, amíg újra szükségünk nem lesz rájuk.
Csend és nyugalom
Ha munkája nagyfokú koncentrációt igényel, olyan zónát választhat, ahol igyekszünk elkerülni a hangos telefonbeszélgetéseket és spontán találkozókat. Ha egy elszigetelt szoba ajtaja zárva van, nem zavarjuk meg a benti csendet és nyugalmat.
Zajszint és koncentráció
Rádiót vagy zenét headseten vagy fülhallgatón keresztül szoktunk hallgatni. Figyelembe vesszük azt is, hogy a hosszas telefonhívások jobban illenek elszigetelt környezetbe, mint a munkájára éppen koncentráló kolléga mellé.
Tapasztalatok és ötletek
Az irodai mobilitás és a spontán találkozók lehetőségének megteremtése érdekében minden munkanapot más-más helyen töltünk. Egy hely legfeljebb két órára foglalható le, ha éppen nem használja.
