Hasznos tippek és ötletek ahhoz, hogyan alakítsuk munkahellyé az otthonunkat
Akadnak, akik időnként otthonról dolgoznak, míg másoknak ez egy teljesen új, ismeretlen érzés. Sokakat ez váratlanul ér, és adott esetben nemcsak egy-két napról, hanem huzamosabb időről van szó, ráadásul a jelen helyzetben előfordulhat, hogy a vállalat minden munkatársának otthon kell maradnia. Nem kis feladat a napi irodai rutin helyett mostantól online ellátni a munkát és kapcsolatot tartani mindenkivel: ehhez nemcsak a megfelelő műszaki felszereltségre lesz szükség, hanem különféle nehézségeket támaszt az egyes emberekkel és a teamekkel szemben egyaránt.
Hadd adjunk néhány tippet ahhoz, hogyan tehetjük könnyebbé ezt a helyzetet, továbbá kitérnénk arra is, hogy mik is a hosszú távú kilátásai ennek az érdekes – még ha egyelőre nem túl széles körben ismert –, „távmunka” nevezetű dolognak.
OTTHONRÓL VÉGZETT MUNKA VAGY TÁVMUNKA?
Az otthonról végzett munka, amint a neve is mutatja, a saját lakásunk négy fala közt, „home office” rendszerben folyó munkavégzést jelenti, míg a távmunka (angolul „remote working”) ennél sokkal tágabb fogalom. Utóbbi esetben a munkáltatónk által nyújtott munkahelyet – az irodát – az otthonunkba, a kedvenc kávézónkba, egy ún. „co-working” térbe vagy akár könyvtárba költöztetjük át. A két fogalom között gyakran elmosódnak a különbségek, de annyi bizonyos, hogy bárhogy nevezzük is, az ilyen rendszer minden más szakmával szemben elsősorban az irodai dolgozóknak kedvez. Elvégre egy állatorvos, pénztáros vagy kórházi ápoló nem láthatja el otthon a munkáját. Az otthonról végzett munka lehetősége sokszor csak álom, még az irodisták számára is.
Next Office Insights Report1 jelentésünkkel segíteni szeretnénk ügyfeleinknek a munkahelyük és munkamódszereik értékelésében. Európa-szerte több mint 200 felmérést végeztünk, amelyekből az derült ki, hogy a munkavállalók saját becslésük szerint a munkaidejük 15 százalékát dolgozzák le a munkahelyükön kívül. Az Eurostat2 adatai szerint az Európai Unióban a 15-64 éves foglalkoztatottak 5,0 százaléka dolgozott rendszeresen otthonról 2017-ben. Az unióban foglalkoztatottak között az időnként otthonról dolgozók aránya az elmúlt években folyamatosan emelkedett: a 2008-ban regisztrált 7,7%-hoz képest 2017-re elérte a 9,6%-ot, jóllehet a 2017-es évben némi visszaesés mutatkozott 2016-hoz képest (9,8%).
AZ EGYÉNILEG VÉGZETT MUNKÁHOZ
- Az emberek hajlamosak többet dolgozni a home office rendszerben, mint a munkahelyükön, mert a munkanap kezdete és vége nincs szigorúan meghatározva. Az egyértelműen előírt munkarend hiánya miatt – amelyet a munkába menés és onnan való távozás máskülönben egyértelműen kijelölne – a munkanap végtelennek tűnhet, nincs benne felismerhető rendszer. Célszerű minden nap meghatározott rutint követni.
- Az otthon végzett munka során üljünk egyenes háttal, időnként tornáztassuk meg és nyújtóztassuk ki testünket, ezenkívül rendszeresen tartsunk szünetet, amelynek során keljünk fel az íróasztal mellől és lehetőleg menjünk ki a napfényre. Javasolt ilyenkor kimenni a teraszra, a kertbe, vagy megállni az ablaknál, tenni egy sétát a ház körül vagy egy közeli parkban (ha van erre lehetőség). A napfény fontos szerepet játszik a cirkadián ritmusunk (napi biológiai óránk) szabályozásában, ennek köszönhetően tudjuk megkülönböztetni az egyes napszakokat.
- Az előző ponthoz kapcsolódva, fontos az otthoni testedzés is. Otthon is sokféle edzésformára van lehetőségünk: ehhez felhasználhatjuk saját testsúlyunkat, vagy a minden háztartásban megtalálható, általános eszközöket. A sokféle edzésprogramot bemutató YouTube-csatornák, weboldalak és alkalmazások közül kiválaszthatjuk az igényeinknek leginkább megfelelőt. A mozgás fontos napi szükséglet, amely nemcsak a közérzetünket, de a teljesítményünket is javítja. Még a legegyszerűbb fizikai aktivitás is kimaradhat a napunkból, ha nem kell a buszhoz szaladnunk, vagy sétálnunk az állomástól az irodáig, hogy beérjünk munkába.
- Becsüljük meg a napnak azt az időszakát, amikor a legjobban tudunk figyelni. Tartsunk fenn kellő időt a legnagyobb figyelmet igénylő feladatok számára. A mobiltelefonok „Ne zavarjanak!” és repülési üzemmódja sokat segíthet ebben. Ezeket az időszakokat a naptárban is rögzíthetjük, így a munkatársaink is láthatják, hogy ilyenkor elfoglaltak vagyunk.
- Legyen „énidőnk”. Akár 5-10 perc is elég lehet ilyen célra. Ilyenkor csináljunk valamit, ami örömet okoz, felvidít. Akár jutalmazhatjuk is magunkat ezzel egy-egy feladat elvégzéséért.
VEZETŐKNEK
- A vezetőnek ismernie kell beosztottjait, és tudnia kell, hogy egy adott munkakörön belül mely feladatok végezhetők el otthon is.
- Fontos a bizalomra épülő kapcsolat kiépítése főnök és beosztott között, de ez a bizalom nem alakul ki magától, varázsütésre. Csak akkor bízhatunk valakiben, ha tudjuk, mivel foglalkozik, milyen feladatokkal jár a munkája, milyen határidőkkel dolgozik, milyen képességekkel, szaktudással rendelkezik, mennyire hajlamos megcsúszni a határidőkkel, és mennyire esik nehezére segítséget kérni. Ahhoz, hogy mindezzel tisztában legyünk, ismernünk kell a másik embert.
- Vezetőként tisztában kell lennünk azzal, hogy az otthonról végzett munka nem jutalom. Az otthonról végzett munka egy lehetőség. Lehetőség arra, hogy valaki az otthonában lássa el ugyanazt a munkát, ugyanolyan teljesítmény mellett. Mindannyian tudjuk jól, hogy egyeseknek gondot okoz a folyamatos munkavégzés, még bent, a munkahelyen is. Ezt figyelembe véve tehát sajnálattal kell közölnünk, hogy a hatékonyság nem a helytől függ, hanem a saját motiváltságunktól.
- Használjuk fel okosan a technológiai megoldásokat! Előfordulnak olyan esetek, amikor az e-mail, a videokonferencia és a telefon nem elegendő (vagy éppenséggel túl sok). Amint arról már szó esett, bizalomra épülő kapcsolatot kell kialakítani a beosztottakkal, úgy, hogy a felhasznált technológiai megoldások is ezt erősítsék. Ahelyett, hogy a vezető maga foglalkozna minden apró feladattal, a számtalan online feladat-, folyamat- és projektmenedzsment-alkalmazás bármelyikének használatával tökéletesen helyettesítheti a végtelen e-mailezgetést, üzenetváltásokat és telefonhívásokat. A mostani nehéz idők a szokásosnál is több időt és elkötelezettséget kívánnak a vezetőktől. A vezetőnek proaktívnak kell lennie, célszerű rendszeres videóértekezleteket tartania beosztottjaival, hogy figyelemmel kísérhesse a kitűzött célok és teljesítménymutatók teljesülését.
- Előfordulhat, hogy a beosztottak most először dolgoznak otthonról. Hozzá kell szokni ehhez a rendszerhez, és eleinte nem is minden működik tökéletesen, ami stresszes helyzetet teremt. Ilyenkor sokat segít, ha a vezető türelemmel viszonyul beosztottjaihoz.
OTTHONUNK A
MUNKAHELYÜNK
Nem könnyű felelni arra a kérdésre, hogyan is alakíthatunk ki munkahelyet otthon, még akkor sem, ha előre felkészülhettünk a „home office”-ra. Akkor pedig végképp nehéz helyzetben vagyunk, ha váratlanul, egyik napról a másikra kényszerülünk otthonról végzett munkára, ráadásul beláthatatlan időre (figyelembe véve a jelen helyzetet). A Kinnarps az ergonomikus munkahelyekben hisz, amelyeket a funkció és a tevékenység alapján történő tervezés elvét követve alakítunk ki. Ez éppolyan fontos szempont otthon, mint az irodában.
1.
Megfelelő tér kialakítása. A termelékenységhez elengedhetetlen az egészség és a jó közérzet – a jelen helyzetben ezek különösen nagy hangsúlyt kapnak. Egy teret akkor tekinthetünk ergonomikusnak, ha funkcionális szempontból megfelel az ott tartózkodó személy (esetünkben a dolgozó) igényeinek. Célszerű mindent elkövetni annak érdekében, hogy otthon egyéni igényekre szabott, kifejezetten az adott célra fenntartott munkatereket alakítsunk ki, mert enélkül nem képzelhető el termelékeny munka. A Kinnarps évtizedek óta fejleszt olyan termékeket, amelyek a legmagasabb szintű ergonómiai kívánalmaknak is megfelelnek. Legyen szó „ülő-álló” íróasztalról, irodai forgószékről vagy akusztikai megoldásokról, termékeink éppoly fontos részei az otthoni „munkahelynek”, mint a vállalati irodának az ott található berendezés.
2.
A természetes fény számos jótékony egészségügyi hatását figyelembe véve érdemes az íróasztalt az ablakhoz minél közelebb elhelyezni. Némi ötleteléssel és egy kis pluszmunkával csináljunk helyet az íróasztalnak az ablaknál, így biztosíthatjuk magunknak a megfelelő D-vitamin szintet, jobban alszunk éjszaka és hatékonyabban dolgozunk, ugyanakkor a mesterséges fény szervezetünkre kifejtett egészségkárosító hatásait is csökkenthetjük.
3.
A színek hatással vannak a hangulatunkra és az érzelmeinkre. A különféle terekben – például a munkahelyen, még ha ezt otthon rendeztük is be – a jól megválasztott színvilág sokat javít az ott dolgozók közérzetén és munkavégzési hatékonyságán. A szürke, a bézs és a fehér munkaterek depressziós hangulatot keltenek, ezzel szemben az élénkebb színek fokozzák a motivációt. Általánosságban elmondhatjuk, hogy a zöld szín nyugtat, a kék termelékenyebbé tesz, míg a piros a figyelemnek, a sárga pedig a kreativitásnak tesz jót. Otthonunkban is olyan színekkel és növényekkel vegyük körül magunkat, amelyek tisztítják a levegőt és kiegyensúlyozottabbá tesznek bennünket.
4.
A zaj a munkavégzés természetes velejárója, de a túlságosan nagy zajszint jelentősen csökkenti a termelékenységet. A zaj árt a koncentrációs képességnek, a kreatív gondolkodásnak, és növeli a stresszt. A bosszúság és a figyelemelterelő tényezők frusztrációhoz vezetnek, ami kedvezőtlenül hat a közérzetre és a hatékonyságra. A megnyugtató hangok, a zene növelheti a termelékenységet, ezért az otthoni munkahelyen is hasznos lehet az alkalmazásuk. Néhány apró trükk jelentősen jobb akusztikát eredményezhet. A szőnyeg, a függöny, a párnák, a könyvespolc és a szobanövények okos elhelyezése sokat segíthet a nappali akusztikáján.
Reméljük, hasznos tippekkel szolgálhattunk! A célunk az, hogy ötleteket adjunk a konyhai vagy ebédlőben létrehozott home office-ban dolgozóknak a termelékenységük, kreativitásuk fokozására, közérzetük javítására. Ki tudja – talán ezek a tanácsok akkor is hasznosnak bizonyulnak majd, ha mindenki visszatérhet a valódi munkahelyére!
Forrás
1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1
