Otthonból lett irodák

Mi, a Kinnarps már korábban is – most pedig kiemelten - foglalkoztunk a témával, szakértőkkel beszéltünk róla és megkérdeztünk titeket is. A következő cikkben körüljárjuk az otthoni munkavégzés különböző aspektusait, mely egyaránt hasznos tanácsokkal láthat el munkavállalókat, vállalkozókat és vezetőket. Mutatunk néhány érdekes statisztikát és izgalmas olvasni-, illetve hallgatnivalókat is ajánlunk.

Pontosan tudjuk, hogy a jelenlegi – egyik napról a másikra kialakult – helyzet nem könnyű sem a cégeknek, sem a dolgozóknak. Online kommunikációra és munkavégzésre cserélni mindazt, ami az irodában már olyan jól működik, nem csak a megfelelő technikai feltételek biztosításában kihívás, hanem egyéni és csoportos próbatétel is. A következő írással szeretnénk bátorítani mindenkit, és ötleteket adni ahhoz, hogy a kihívásban megtalálja a fejlődési lehetőséget és hosszútávú perspektívát lásson ebben az érdekes, egyelőre talán még szokatlan, otthoni munkavégzésnek nevezett dologban.

Home office vagy Távmunka?

A home office – nevéből adódóan – a saját otthonodban, a négy fal között történő munkavégzés, míg a távmunka egy tágabb értelemben vett fogalom. A munkáltató által biztosított hely – vagyis az iroda – áthelyezése otthonra, a kedvenc kávézódba, egy coworking térbe vagy könyvtárba. A két értelmezés sokszor összemosódik, de ami biztos, hogy a lehetőség – bárhogy is nevezzük - az irodai dolgozókat támogatja, ugyanis egy állatorvos, egy bolti eladó, vagy egy ápoló nem tudja otthonról elvégezni a feladatait. Azonban még az irodai alkalmazottak körében is, sokaknak csak álom a home office lehetősége.

Otthoni munkavégzés számokban

Anélkül, hogy túlságosan elmerülnénk a számok világában, mutatunk néhány érdekes statisztikát arról, hogy 2018-ban valóban joggal használhattuk az álom kifejezést az otthonról végzett munkára.
2018 I. negyedévében az alkalmazottak 3,7%-a 144 ezer fő dolgozott távmunkában. (Magyarországon)
A távmunkát végző alkalmazottak 23%-a a munkáltatója kérésére dolgozik így, míg a többségüknek (55%) a munkakörük teljes mértékű önállósága miatt van rá lehetősége.

Szintén a KSH adatait hívtuk segítségül ahhoz, hogy megtudjuk, a távmunkát végzők pozitívan értékelik az otthonról való munkavégzést. A távmunka – a „home office”-szal együtt – számos előnnyel és hátránnyal jár:

• 
   lehetőséget ad arra, hogy a munkavállaló rugalmasabban ütemezze a munkaidejét, házimunkát is végezhet közben (pl. mosás, főzés), vagy ügyintézést is beiktathat az idejébe,
• 
  ezzel szemben nehézséget jelenthet – többek között – a munkatársakkal való személyes kapcsolat hiánya, vagy a munkaidő és a szabadidő határainak tudatosítása.

Az alkalmazottaknak a távmunkáról alkotott véleménye alapján megállapítható, hogy

• 
  akik nem dolgoznak távmunkában, azok – bár lehetnek valós negatív tapasztalataik is – hajlamosabbak a távmunka előnyeit lebecsülni, az ezzel járó negatív kockázatokat pedig felnagyítani,
• 
   míg a távmunkát végzők sokkal pozitívabban értékelik az otthonról történő munkavégzést, mint azok, akik nem élnek ezzel a lehetőséggel.

Később szó lesz róla -, úgyhogy érdemes tovább olvasni -, hogy a home office lehetőség vagy juttatás?

A számok valóban azt bizonyítják, hogy ez a kérdés még gyerekcipőben jár a legtöbb vállalatnál Magyarországon, ugyanakkor ez a kimutatás rengeteget változhat a jövőben – hiszen már 2018 óta is változott. A jelenlegi helyzet – amikor több száz munkáltató kényszerült egyik napról a másikra home office-ba küldeni a dolgozóit – segíteni fogja a vállalati kultúra ezen szegmensének gyorsabb fejlődését.

Korábban megkérdeztük az irodai dolgozókat arról, hogy számukra milyen az optimális munkahelyi környezet 2020-ban.

A kérdőívet több mint 1000 fő töltötte ki, nagyon vegyes iparági háttérrel, gyakorlatilag a szellemi munkaerőpiac összes szegmensét lefedve. A cél az volt, hogy megtudjuk, mi alapján választanak munkahelyet a válaszadók, mi motiválja őket és melyek azok a tényezők, amelyek segítik az elköteleződésüket a munkahelyük mellett. A home office -, mint az a tényező, amelyet a leginkább fejlesztendő területnek ítéltek meg - kiemelten fontos volt a kérdőívet kitöltők körében, amit szorosan követett a rendszeres visszajelzésre való igény. Mindemellett a bizalom hiánya bizonyult a legkomolyabb stresszfaktornak a munkavállalók körében. Ebből a két leggyakoribb adatból (1. számú stresszfaktor vs. 1. számú fejlődési lehetőség) tisztán látszik, hogy a vállalati kultúrával együtt fejlesztendő az egymásba fektetett bizalom is, ami nagyban befolyásolja a home office kérdését.

Úgy gondoljuk, hogy a jelenlegi kényszerhelyzetből sok vállalat tud majd profitálni a jövőben, hiszen – ahogy azt a számok is mutatják - a munkavállalók igénylik a home office lehetőségét, ugyanakkor a KSH 2018-ban mért adatai szerint, ez szám még nincs összhangban az igényekkel. 2020-ban tehát nem csak a babzsákot, kávéfőzőt, és - megkockáztatjuk - versenyképes fizetést biztosító vállalatok a legnépszerűbbek.

Ha érdekel a teljes tanulmány, itt megtekintheted és letöltheted.

Vigyázz Spoiler!

Meglehet, hogy a statisztikák és számok rengetege után, mindenki izgatottan várja az olyan home office tippeket és trükköket, mint az, hogy milyen egészséges nasit tudunk készíteni, szülőként mekkora kihívás gyerekkel dolgozni otthonról, vezetőként pedig hogyan lehetünk biztosak abban, hogy a csapatunk Netflix-ezés helyett valóban a feladatait végzi. Ezekre a kérdésekre is nagyszerű tanácsokat kapunk a következő bekezdésekben, de az általunk megkérdezett szakértők segítségével igazán a téma mélyére ástunk.

Horváth Ágnes alvástrénerrel és mindfulness oktatóval, valamint Kápolnás Verával, az Office@Home alapítójával készítettünk egy-egy podcast adást, amikből tényleg csak a teljesség igénye nélkül emelünk ki néhány dolgot, ugyanis mindkét rész annyira tartalmas, hogy érdemes meghallgatni. 

A következő sorok azonban -, ahogy a címben is írtuk -, spolier-t tartalmaznak!

• #Home Office-ban hajlamosak vagyunk sokkal többet dolgozni, hiszen a napnak eltűnik az eleje és a vége. A keret hiánya -, amit a munkába és a hazautazás ad -, képes a napot egy végtelen, nyúlós masszává tenni. Figyeljünk a napirend és rutin megtartására!
• #Ha otthonról dolgozunk, üljünk egyenes háttal, tornáztassuk és nyújtsuk át a testünket, valamint álljunk fel gyakran, keressük a napfényt. Menjünk ki a teraszra vagy a kertbe, álljunk ki az ablakba vagy sétáljunk egy kört a ház körül, vagy a közeli parkban. (a jelenlegi helyzetben természetesen ez nem érvényes, #maradjotthon). A napfénynek fontos szerepe van a cirkadián ritmusunk (napi biológiai óra) szabályozásában, hogy el tudjuk választani a napszakokat egymástól.
• #Szorosan kapcsolódva az előzőhöz, mozogjunk otthon is! Számos saját testsúlyos, vagy minimális és akár minden háztartásban elérhető segédeszköz igényű mozgást tudunk végezni otthon is. Youtube és dedikált edzés weboldalak és applikációk érhetőek el, amikből saját igényünknek megfelelően válogathatunk. A sport egy fontos mindennapi szükséglet, valamint kedély javító és még a teljesítő képességünket is növeli, nem beszélve arról, hogy az alap mozgás kiesik az életünkből, ha nem rohanunk a buszhoz, vagy nem loholunk a metrótól az irodáig, hogy 9:00-re beérjünk.
• #Vigyázzunk a magas fókuszú időnkre! Azokra a feladatokra, amikre a legjobban kell figyelnünk, különítsünk el időt és teret. A mobiltelefonok ‘ne zavarj’ és a ‘repülőgép’ üzemmódjai ilyenkor sokat segíthetnek. Akár foglaljuk be a naptárba is ezeket az időket, hogy a kollégák is lássák, hogy elfoglaltak vagyunk.
• #Tartsunk ‘Én’ időt! Akár 5-10 perc is elég. Csináljunk valamit, ami boldoggá tesz, felvidít. Kezelhetjük ezt úgy is, mint jutalmat egy feladat elvégzése után. 

Hasznos tanácsok vezetőknek:

• #Egy vezetőnek ismernie kell a munkavállalóit, és azt, hogy egy adott munkakörben mik a feladatok, amiket lehet otthonról végezni!
• #Nagyon fontos a bizalom kiépítése beosztott és munkaadó között, ez a bizalom azonban nem vakon jön létre. Akkor tudunk valakiben megbízni, ha tudjuk azt, hogy mivel foglalkozik, az ő tevékenysége milyen feladatkörökből áll, milyen határidőkkel dolgozik az illető, milyen készségei vannak, mennyire tartja be a határidőket és mennyire könnyen vagy nehezen kér segítséget. Ehhez pedig ismernünk kell a másik felet.
• #Vezetőként tudatosítanunk kell magunkban azt az alapelvet, hogy a Home Office nem juttatás. A Home Office egy lehetőség. Lehetőség arra, hogy ugyanazt a munkát, ugyanazzal a teljesítménnyel egy másik helyen végezzük el. Nem beszélve arról, hogy mindannyian ismerjük azokat a kollégákat, akiket az irodában is nehéz folyamatos munkavégzésre sarkallni. Nem akarunk elkeseríteni senkit, de ennek tudatában, nem a helyszíntől, hanem a belső motivációtól függ a hatékonyság.
• #Használjuk okosan a technológiát! Van, amikor az email, skype és a telefon kevésnek (vagy éppen túl soknak) bizonyulnak. Korábbi pontunk szerint építsünk ki bizalmat a csapatunkkal és ne felejtsük el, hogy a használt technológiáknak is ezt kell szolgálniuk. Mikro menedzsment helyett számos online feladat-, folyamat- illetve projekt kezelő alkalmazás van, amik remekül ki tudják váltani a végeláthatatlan email szálakat, állandó üzeneteket és hívásokat.

Ha további témákban is szeretnél tőlünk podcast-et hallgatni, adásaink ide kattintva érhetőek el.

Amikor a home-ból office lesz

Nem könnyű kérdés, még előre betervezett otthoni munkavégzés bevezetése esetén sem, az iroda kialakítása a lakásban. Nem beszélve arról, amikor váratlanul, egyik napról a másikra home office-ba kényszerülünk, ráadásul – a jelenlegi helyzetet tekintve – beláthatatlan ideig.

A Kinnarps szívügye - a „Successful Interiors” szlogen mögött álló funkcionális, és aktivitás alapú terek kialakításának jegyében - az ergonomikus munkahelyek létrehozása. Ez éppen annyira fontos otthon is, mint az irodában.

Érdemes tudni azt, hogy az otthoni munkavégzés nem csak akkor lesz hatékony, ha sok zöld színnel vesszük körül magunkat és egyenes testtartással ülünk egy megfelelően beállított székben, viszont ezek is serkenthetik a produktivitást.

Íme, néhány tipp, hogy hogyan érdemes irodát berendezni a nappaliban:

• #Megfelelő tér kialakítása. Az egészség és jó közérzet – ami most különösen hangsúlyos – a hatékonyság alapjai. Egy tér abban az esetben nevezhető ergonomikusnak, ha az ott tartózkodó – jelen esetben dolgozó – funkcionális igényeihez illeszkedik. Tegyünk meg mindent annak érdekében, hogy otthon is személyre szabott, külön munkaterületünk legyen, hiszen ez elengedhetetlenül fontos a hatékonysághoz.

Az alábbi ábra a segítségünkre lehet abban, hogy hogyan állítsuk be megfelelően a munkaállomásunkat.

A Kinnarps évtizedek óta olyan termékek fejlesztésén dolgozik, amelyek a legmagasabb szinten megfelelnek az ergonómiai elvárásoknak. Legyen szó ülő-álló asztalról, munkaszékekről, vagy akusztikai megoldásokról, ezek a termékek épp olyan fontosak az otthon kialakított irodákban, mint a vállalati bérleményekben.

• #A természetes fény számos jótékony hatását és egészségügyi előnyét ismerve, az asztalunkat próbáljuk minél közelebb tolni az ablakhoz. Ha D-vitamin szint felturbózásra van szükségünk, ha jobban szeretnénk aludni, és persze hatékonyabban dolgozni, vagy egyszerűen csak csökkenteni szeretnénk a mesterséges fény egészségtelen mellékhatásait a szervezetünkben, akkor minimális átgondolással és átrendezéssel kialakíthatjuk az ablak melletti irodát.
• #A színek hatással vannak a hangulatunkra és érzelmeinkre. Különböző terek – például iroda, abban az esetben is, ha az otthon van - esetében a jól megválasztott színek jelentős hatást gyakorolhatnak az ott tartózkodók jó közérzetére és termelékenységére. A szürke, bézs vagy fehér munkaterek depressziót okozhatnak, ezzel szemben a világosabb színek serkenthetik a motivációt. Általánosságban elmondható, hogy a zöld a termelékenységre, a kék a kreativitásra, a piros a figyelemre, a sárga pedig a döntéshozatalra gyakorol hatást. Vegyük körül magunkat otthon is színekkel, és növényekkel, amelyek tisztítják a levegőt és kiegyensúlyozottá tesznek.
• #A zaj a munka természetes része, de a túlzott zajszint jelentősen ronthatja a termelékenységet. A zaj befolyással van koncentrációnkra, stressz szintünkre és a kreatív gondolkodásra való képességünkre. A zavaró és a figyelemelterelő tényezők frusztrációt okoznak, amely gátat szab a jó közérzetnek és a hatékonyságnak. A nyugtató hangok és a zene serkenthetik a termelékenységet, ezért érdemes home office esetén is alkalmazni ezeket. Gyerekkel otthonról dolgozó anyukák és apukák, nektek a metalcore-t ajánljunk. :) Néhány apró trükkel otthon is javíthatjuk az akusztikát. A szőnyeg, függöny, díszpárnák, könyvespolc és növények ügyes elrendezésével a nappalid is hangszigetelt lehet.

Reméljük, hogy hasznos tanácsokkal szolgáltunk a témában, akár otthonról, gyerekekkel dolgozó anyuka vagy, akár kérdések közt őrlődő vezető. Célunk az volt, hogy az otthoni munkavégzésben rejlő lehetőségek előnyeit kiemelve, arra buzdítsuk a távmunkát régóta bevezetni készülő vállalatokat, hogy a jelenlegi, kényszer szülte helyzet után fontolják meg, hogy felvetik a home office lehetőségét a cégen belül, valamint segítsük az otthonról dolgozókat a hatékonyságnövelésben. Ha pedig munkavállalóként eddig azok táborát erősítetted, akik tiltakoztak a home office ellen, és elképzelhetetlennek tartottad, hogy a közös ebédet nélkülözd a kollégákkal, akár csak egy napra is a héten, reméljük, hogy új perspektívákkal gazdagodtál. 

További inspirációért, nézd meg képgalériánkat.