A gyorsan fejlődő technológia nemcsak a munkamódszerekre van hatással, de a meetingek mikéntjét is megváltoztatta. Egyre ritkábbak az olyan megbeszélések és konferenciák, ahol – kocsiba ülünk vagy repülőre szállunk – személyesen találkozunk. Ehelyett egyre gyakrabban tartunk videomeetingeket.

Ám a virtuális valóság hamarosan új dimenziókat nyit a távoli meetingekben. A virtuális valóság révén lehetővé válik, hogy úgy érzékeljük a többieket és a környezetet, mintha tényleg ott lennének. Hosszú távon arra is lehetőség nyílik majd, hogy a meetingeket tetszőleges környezetben tartsuk – a vállalat tanácstermének vagy gyártóüzemének virtuális másolatában, vagy akár a Kanári-szigeteken... csak a képzelőerőnk szabhat határt.

Természetesen a hagyományos meetingek nem tűnnek el teljesen, ám az új technológia lehetőséget ad arra, hogy gondoljunk a fenntarthatóságra és csökkentsük az ökológiai lábnyomunkat, amelyet az utazással és a CO²-kibocsátással okozunk. Üzleti szemszögből nézve a távoli meetingek költséghatékonyak is, mivel alkalmazásukkal idő és pénz takarítható meg. Ha pedig beválnak, a jövő tárgyalóinak és konferenciaszobáinak minden szükséges technológiai eszközzel rendelkezniük kell – amire a legjobb megoldás, ha már eleve be vannak építve az irodabútorokba, így például a tárgyaló- és konferenciaasztalokba. 

A különböző csapatokban és projektekben való munkavégzés rendkívül gyakorivá vált. Ez egyben azt is jelenti, hogy a rövid meetingek és megbeszélések természetes és szükséges velejárói a munkának. Az ilyen meetingek rugalmas megoldásokat igényelnek. Biztosítani kell, hogy a különálló asztalok és padok átalakíthatók legyenek tárgyalóasztalokká, és vissza.

Emellett szükség van tárgyalókra, konferenciaszobákra és olyan környezetekre, amelyek alkalmasak a spontán meetingekre. Amikor úgy érzi, hogy beszélnie kell egy munkatársával, az irodai környezetnek biztosítania kell néhány olyan helyet, ahol nyugodtan megteheti ezt. Fontos, hogy a környezet alkalmas legyen a spontán meetingek megtartására és az ezzel kapcsolatos igények kielégítésére. Az íróasztaloknak, irodaszékeknek, székeknek, kanapéknak és egyéb ülőalkalmatosságoknak rugalmasnak, ergonomikusnak és egyszerűen testreszabhatóknak kell lenniük.

A tervezett meetingekhez előre lefoglalandó tárgyalók számos különböző méretben kell, hogy elérhetőek legyenek – kis tárgyalók 4-6 fő számára és nagy tárgyalók 6 vagy több fő számára. Az elnökségi ülésekhez, workshopokhoz és általános megbeszélésekhez megfelelő konferenciaszobára van szükség, ahol a helyiség közepén egy jól felszerelt konferenciaasztal található. Mivel az ilyen megbeszélések sokáig elhúzódhatnak, fontos, hogy a tárgyalóban lévő székek ergonomikusak legyenek. Ha jók a székek, nem fáradnak el az emberek és nem kezdenek el sajogni a tagjaik, így könnyebben oda tudnak figyelni a meetingeken. 

A jelenlegi irodák sok szempontból emlékeztetnek otthonainkra. Eldönthetjük, hogy mit szeretnénk csinálni és hol. Emellett arra is lehetőség van, hogy több különböző műveletet ugyanabban a munkakörnyezetben végezzünk el – ami hasonlít ahhoz, ahogy otthon élünk. 

Egy rugalmas iroda ösztönzőleg hat a közös munkára és a gyakori meetingekre. Ahhoz, hogy a megbeszélések sikeresek legyenek és közben ne zavarjunk másokat, be kell tartani néhány szabályt. Együtt kell eldönteni, hogy hol és mikor lehet meetingeket és megbeszéléseket tartani. Ez különösen fontos a spontán meetingek esetén. Ha például egy munkatársa mellett elhaladva eszébe jut, hogy szeretne megbeszélni vele néhány dolgot, menjenek át az egyik olyan helyiségbe, ami direkt rövid megbeszélésekre lett kialakítva. Így annyit beszélhet, amennyit csak szeretne – anélkül, hogy zavarná a többieket. Az előre megbeszélt meetingek esetén érdemes befektetni egy foglalási rendszerbe, mivel ez hatékonnyá teszi a megbeszélések megszervezését és csökkenti a félreértések kockázatát.  

Egy jó példa a sokoldalú és rugalmas tárgyalóasztalra: A Nexus Meeting.

Lépjen kapcsolatba velünk