Projekt: Deutsche Bahn

A Deutsche Bahn német vasúttársaság új irodába költözött

A Kinnarps különleges irodai koncepciót valósított meg a Deutsche Bahnnal együttműködve, Frankfurt szívében a „Baseler Arkaden” irodaépületében. A kreatív munkakörnyezetet elsősorban az alkalmazottak bevonásával alakították ki.

Egy új, rugalmas iroda kialakítása egy ideje már napirenden volt a Deutsche Bahnnál. Öt évvel ezelőtt a DB 2020 koncepcióval egy új folyamat vette kezdetét, amely számos különböző kezdeményezéssel együtt azt a célt szolgálta, hogy a Bahn AG vonzóbb munkáltatóvá váljon. Az otthoni munkavégzés és a rugalmas munkaidő mára már általánosan elfogadottá váltak, különösen 2020 tavasza óta. Az elégedettség növelése érdekében a Bahn AG nagy hangsúlyt fektet az alkalmazottak jó közérzetére, valamint a munka és a magánélet egyensúlyára is. Hamar nyilvánvalóvá vált, hogy a hagyományos irodahelyiségek és elrendezések nem feltétlenül támogatják ezeket a célokat. De ki tudja, és ki mondja meg, hogy az emberek mikor érzik magukat otthonosan? A Deutsche Bahn úgy döntött, hogy a legjobb, ha magukat az alkalmazottakat kérdezik meg, ezért a Frankfurt am Main-i Beszerzési csapat új irodáinak kialakításához átfogó elemzésbe kezdtek: Kinnarps Next Office® néven. Az eredmény egy kreatív, változatos és színes irodai környezet.

A cél

A különböző részlegek 144 alkalmazottját korábban négy frankfurti helyszín között osztották szét. A cellairodák elavult struktúrái, a nagy mennyiségű papíralapú nyilvántartás, valamint a csoportmegbeszélésekre és a projektmunkára szolgáló tárgyalók szembeötlő hiánya elégedetlenséget szült az alkalmazottak körében; a fenti körülmények miatt nem jól funkcionáltak a csapatmunka és az együttműködés új formái sem.

„Először is egy új, központi elhelyezkedésű ingatlant kellett találni, ahol a divízió összes részlege egy helyen lehet,” - számol be Detlef Frank, a Deutsche Bahn Létesítménygazdálkodási és Környezeti Szolgáltatások beszerzési osztályának vezetője. Ennek a térnek lehetővé kellett tennie az új munkamódszerek alkalmazását, emellett támogatnia kellett a digitalizáció és a technológiai fejlődés növekedését a munkahelyek és a kollégák esetében is. A rugalmas munkaidő bevezetése is cél volt, továbbá, hogy a vállalat csak azokért a területekért fizessen, amelyeket ténylegesen használ.

A Kinnarps és a DB AG régóta szerződéses partneri együttműködésben álltak. A DB 2020 bútorkoncepción is közösen dolgoztak, emellett most először alkalmazták a Kinnarps Next Office® munkahelyelemzési módszert.

A koncepció alapján tevékenységalapú munkahelyi környezet kialakítása volt a cél.

 „2 039 négyzetméternyi területen próbáltunk a speciális munkakövetelmények széles skálájának megfelelő munkahelyeket kialakítani,“ - teszi hozzá Detlef Frank.

A konzultációs folyamat

A „Baseler Arkaden“ irodaépület, amelyet 2000-ben adtak át, csak néhány perces sétára található a főpályaudvartól. A részlegekhez tartozó irodák jelenleg két emeleten helyezkednek el. Az emelet csak a részleg 144 alkalmazottja számára hozzáférhető, míg a vendégeket a konferenciaszintként ismert földszinti részen láthatják vendégül.

Az alkalmazottak bevonása valójában azt jelentette, hogy megtervezhették saját munkakörnyezetüket. A projekt megszervezése és a koncepcióváltozás kidolgozása különleges kihívást jelentett. Ennek megoldása az igazgatókból, alkalmazottakból, az üzemi tanácsból és a változtatásokért felelős tanácsadókból álló projektcsapat feladata volt. „Számos vállalat szeretne hasonló konzultációs folyamatot lebonyolítani, de ezt gyakran nem merik teljes körűen felvállalni“ - tájékoztat Peter Labohm.

A színek, az anyagok, és a falak kialakítása, valamint a munkahelyek felszereltsége mellett számos workshop fókuszált a belsőépítészeti tervezésre.

A Kinnarps Belsőépítészeti tervező csapata különféle ötleteket és szükségleteket mutatott be Jennifer Winkler, a DB Immobilien építésze számára. Ezek összegyűjtése, strukturálása és megvalósítható szakmai koncepciókká alakítása közös erőfeszítést igényelt: „nagyon jól tudtunk csapatként együtt dolgozni, mivel egy nyelvet beszélünk és így nagyon gyorsan megállapodásra jutottunk“ - számol be Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis hozzáteszi:

Egy lépéssel ennél is tovább lépve, különösen hasznos volt, hogy a virtuális valóság segítségével sikerült vizuálisan megjeleníteni a potenciális új irodateret. „A kezdeti tervek alapján az új iroda virtuális modelljét a Kinnarps frankfurti bemutatótermében, és egy munkatársi konferencia kiállításának standján is bemutatták. VR szemüvegünkkel beléphettünk a helyiségekbe, összehasonlíthattuk az elképzeléseinkkel és módosíthattuk őket” - teszi hozzá Peter Labohm az együttműködés egy másik aspektusát felvázolva.

Az eredmény

Az összes folyamatnak és vizsgálatnak köszönhetően a hét szervezeti egység mindegyike most már „csendes zónákkal” rendelkezik. A legfeljebb nyolc munkaállomással rendelkező nyitott irodai zónákat a meghatározott munkarendnek megfelelően rugalmasan lehet használni. Az olyan személyes tárgyak, mint például a fülhallgató, a vezeték nélküli billentyűzet,  az egér, a laptop, a mobiltelefon, az öltözőszekrény és az ezek tárolására alkalmas személyes táska egyaránt a legkorszerűbbek. A P szériás asztalokkal kialakított munkaállomások magassága állítható, és dupla monitorral vannak felszerelve. Ezenfelül vannak dedikált munkaállomások, és a digitális munkavégzés már nem csak futurisztikus álom a papírmentes világ megvalósulása felé vezető úton.

Ami a kommunikációs és tárgyalóterek kiválasztását illeti, egyetlen kérést sem hagytak figyelmen kívül: a méretek és berendezések teljes skálája rendelkezésre áll, beleértve az IT csatlakozással és videotechnikával rendelkező kreatív helyiségeket is, amelyek csak arra várnak, hogy az új foglalási rendszeren keresztül lefoglalják őket. Nagy számban állnak rendelkezésre csendes zónák és privát területek is. Detlef Franknak kisujjában vannak a számadatok: “A hét zóna 88 szabványos multi-space munkaállomást, 14 privát munkaállomást, 9 touchdown munkaállomást, 22 különböző méretű tárgyalót és alkotásra kijelölt helyiséget, 8 kommunikációs teret és 4 teakonyhát foglal magában. Maximálisan 72,3%-os kihasználtságra van kapacitásunk.”

Bárkit, aki végigsétál a két emeleten, lenyűgöz a munkaterek változatossága és a helyiségek kreatív, testre szabott, természetközeli kialakítása. A nagyméretű, otthonos fotófalak különböző tájakra repítik a szemlélődőket. Hirtelen egy észak-fríz dűnén taláhatjuk magunkat ill. állhatunk az őszi avarban vagy, mint Ralf Lüthi beszerzési vezető irodájánál, felhők között lebeghetünk a kék égen. Minden részleg eldönthette, hogyan szeretné kialakítani saját helyiségeit; Jennifer Winkler és Maritta Kavanozis összegyűjtötte ezeket a kívánságokat, és átfogó koncepcióba rendezte azokat. Míg néhány konferencia-résztvevő egy lélegzetelállító hegyvidéki táj látványát élvezi, addig mások egy olasz pálmaházzal a háttérben tartják a megbeszéléseket.

A Kinnarps kárpitozott bútorai, valamint márkák sokszínű választéka teszik teljessé ezeket a tájképeket. A Fields moduláris bútorcsalád világossárga színben vagy a mályva és a kék kombinációiban színesíti a tereket. A jellegzetes falábú Fendo széket strandszínekben kárpitozták, a Pax székei pedig élénkpiros, tiszta kék és narancssárga színben pompáznak. A teakonyha fa székei, mint például a Neo Lite, színben szintén harmonizálnak egymással. Itt semmi sem unalmas: a teljes színkoncepció úgy lett kitalálva, hogy jó hangulatot teremtsen.

A visszajelzések

Több kolléga is szóban és írásban is úgy nyilatkozott, hogy bár tudatában voltak az alapos előkészítő munkának, ennek ellenére nem számítottak ilyen nagyszerű eredményre. Detlef Frank örömmel számol be arról, hogy „a leggyakrabban ezek a jelzők hangzottak el: „kiváló” és „nagyszerű”. A jövőben mindenképpen szeretnék hasonló módon belevágni a tervezési folyamatokba, mert úgy gondolom, hogy valóban nagyszerű dolgot hoztunk itt létre."