Projekt: Elgiganten

A változás útja magas minősítésekkel

Az alkalmazottak száma folyamatosan nőtt, ezért olyan ideiglenes irodai megoldásokra kényszerültünk, amelyek hátrányosan befolyásolták a hatékonyságot és a munkahelyi elégedettséget. A helyzet megoldásához az Elgiganten Logistics a Kinnarps Next Office® munkatérelemzésének segítségét kérte. „Az igényeink és lehetőségeink alapos áttekintése kulcsfontosságú volt az egész változáshoz vezető utunk során” – mondja Andreas Alm műszaki vezető.

A jönköpingi Elgiganten Logistics munkatársainak korábban több telephelyen kellett dolgozniuk. Egyes helyek szűkösek, mások üresek voltak, fontos funkciók nem voltak elérhetők, és sem a hivatalos, sem az informális tárgyalótermeik nem voltak igazán praktikusak. „Meglehetősen kellemetlen volt ez a helyzet. A munkakörnyezetünk egyáltalán nem volt jó hangulatú, és inkább akadályként, mint támogatásként hatott munkatársainkra. Ennek ellenére úgy éreztük, hogy a helyiségekben van lehetőség, de segítségre van szükségünk, hogy a legtöbbet hozzuk ki belőle” – mondja Andreas Alm.

A környezeti kialakítás meglehetősen hagyományos volt, kis irodahelyiségekkel és egyterű irodákkal. A vezetői csoport a szervezet többi részétől távol helyezkedett el, a konferenciatermek pedig nem feleltek meg a mai munka- és tárgyalási szokásoknak. „A hatékonyság, a kreativitás és a munkával való elégedettség csökkent, és azt is érzékeltük, hogy gyengült a közösség, az együttműködés és hiányzott az osztályok közötti tudásmegosztás. HR szempontból fontos, hogy vonzó munkáltató legyünk, ha munkatársakat akarunk toborozni és megtartani. A munkakörnyezet döntő tényező annak biztosításában, hogy alkalmazottaink boldogok és egészségesek legyenek” – mondja Marie-Louise Gotmark, az Elgiganten Logistic HR vezetője.

Bár megvolt a kellő rálátás, a vállalatnak útmutatásra volt szüksége a továbblépéshez. Nem utolsósorban felismerték, hogy célszerűbb a nulláról kezdeniük a projektet. Andreas Alm hallott a Next Office®-ról, a Kinnarps munkatérelemzéséről, amelynek célja az üzleti igényekhez igazított munkakörnyezetek kialakítása. A módszer magában foglalja a vállalkozás igényeinek és munkamódszereinek feltérképezését és elemzését, a vezetők és a munkavállalók bevonását az átalakítási folyamatba, valamint a hosszú távra szóló, fenntartható munkahelyi környezet kialakítását a megszerzett ismeretekre támaszkodva.

A munkatérelemzéstől az utánkövetésig

Az elemzést 2020 tavaszán kezdtük. Ekkor a Kinnarps munkatér szakértői irányították a vezetőséget, hogy kialakítsák a projekt jövőképét, céljait és keretrendszerét. Az együttműködés az igények és szokások feltérképezésével folytatódott. A Kinnarps több tréninggel, workshoppal és egy internetes felméréssel vonta be a személyzetet. Ez segített azonosítani a szervezet munkavégzési szokásait, megragadni az ötleteket, a kihívásokat és a lehetőségeket, és az egész csapatot egy irányba terelte.

A Kinnarps elvégezte az iroda pillanatnyi helyzetelemzését is, olyan tényezők alapján, mint a termelékenység és kreativitás, az együttműködés, a jó közérzet, az akusztika, a fényviszonyok és a levegőminőség. Az eredményeket összesítették és 2020 nyarán egy zárójelentésben bemutatták Elgigantenben. „Meglehetősen alacsony értékeléseket kaptunk, ami még inkább meggyőzött minket arról, hogy a beruházás helyénvaló és szükséges. Az elemzés fontos betekintést nyújtott abba is, hogy mi hiányzik a munkatársaknak, és milyen funkciókat kell fejlesztenünk” – mondja Marie-Louise Gotmark.

2020 őszén kezdődött a következő fázis, amikor a Kinnarps belsőépítészeit azzal bízták meg, hogy a zárójelentés eredményei, valamint a vezetőség elképzelései, céljai és keretei alapján dolgozzanak ki egy tervezési koncepciót és egy belsőépítészeti megoldást. 2021-ben a létesítményeket átépítették, és 2022 tavaszán eljött az ideje, hogy a Kinnarps kivitelezze a megoldást. Végül a Kinnarps utánkövetést végzett, hogy elemezze a változás eredményeit.

Egy iroda, ahová az emberek szívesen járnak be

Az Elgiganten Logistics alkalmazottai a hét két napján otthonról is dolgozhatnak, heti három napot pedig az irodában kell tölteniük. Andreas Alm nem gondolja, hogy ez az elrendezés működött volna a korábbi, egyéni munkaállomásokkal berendezett irodában. Az új, üzleti célokra kialakított térben az irodát három zónára osztották, amelyek a koncentrált munka különböző szintjeit szolgálják. A nagy elmélyülést kívánó munkákra kialakított zónában teljesen zavartalanul lehet dolgozni zajszigetelt helyiségekben. A kevesebb koncentrációt igénylő munkához olyan helyiségekben lehet leülni, amelyek némileg el vannak szeparálva, de nem teljesen csendesek és szigeteltek. Az aktív zónában, például a társalgóban a beszélgetések és más környezeti zajok pozitív energiát adnak.

Az értékelés megduplázódott

A pozitív változás a Kinnarps segítségével elvégzett utólagos elemzésből is kitűnik, amit akkor végeztek el, amikor az új iroda már körülbelül hat hónapja használatban volt. Az iroda és az új munkavégzési mód munkavállalói értékelése jelentősen megnövekedett. Közel megduplázódott annak az értékelése, hogy a környezet mennyire támogatja a koncentrált és kreatív munkát – a részlegek közötti együttműködés értékelése pedig több mint 100 százalékkal nőtt!

„Ebből is látszik, hogy irodaváltoztatás előtt mennyire fontos munkatérelemzést végezni. Azáltal, hogy tevékenységünket szilárd feltérképezésre és tudásra alapozzuk, a vállalkozás tényleges igényeit támogató, testre szabott megoldásokat hozhatunk létre. Az ezekbe a megoldásokba befektetett tőke hosszú távon is hatékony” – mondja Henrik Axell, a Kinnarps Next Office® munkahelyi stratégiáért felelős vezetője.