Projekt: Kontract

Kiválóan szerepelnek az új munka- és találkozóhelyi megoldások

A Kontract informatikai tanácsadó cég nem kisebb cél tűzött ki maga elé, mint hogy iparága legvonzóbb munka- és találkozóhelyévé váljon. Ennek érdekében a következő irodaváltás alkalmával igénybe vették Kinnarps Next Office® munkahelyelemzési szolgáltatásunkat, melynek segítségével alaposan feltérképezték az igényeiket és lehetőségeiket.

A dinamikusan növekvő informatikai cég számára a régi helyiségek szűkössé váltak, ráadásul kulcsfontosságú funkciók is hiányoztak belőlük. "Nagyon régimódi volt a berendezésünk, nem tükrözte a cégünk stílusát. Ráadásul, mivel tanácsadóink sok időt töltenek az ügyfeleinknél, az iroda foglaltsága nagyon változó, és a régi elrendezés már nem elégítette ki a rugalmas megoldások iránti igényünket." - mondja Lotta Grundin, a Kontract irodaköltözésért felelős projektmenedzsere.

Az iroda hiányosságai amellett, hogy a hatékonyságot és a munkával való elégedettséget is befolyásolták, minden bizonnyal hatással voltak a közösségre, az együttműködésre és a szervezeten belüli tudásmegosztásra is. "Az irodánknak egyszerre kell hatékony munkahelynek és vonzó találkozóhelynek lennie, amely egyértelműen hozzáadott értéket biztosít az alkalmazottaink számára. Megfelelő helyet kell kínálnia a különböző tevékenységekhez, ugyanakkor fontos, hogy az összetartozás és a közös alkotás érzését is elősegítse." A vezetőség már korábban elkezdte tárgyalni e kérdések egy részét, de menetközben azt is felismerték, hogy a sikeres változáshoz nem elég a jelenlegi helyzet holisztikus áttekintése, hanem a további lépésekre is szükség van. „Ebben a fázisban figyeltünk fel a Kinnarps Next Office® munkahelyelemzési szolgáltatására, és rájöttünk, hogy pontosan erre van szükségünk” – mondja Grundin.

A Kinnarps előadások, workshopok és egy online felmérés segítségével feltérképezte a Kontract munkatársainak igényeit, és azonosította a szervezet munkamintáit. Az iroda jelenlegi helyzetének elemzése a termelékenység és kreativitás, az együttműködés, az egészség és jólét, az akusztika, a világítás és a levegőminőség szempontjai alapján történt. Emellett támogatást nyújtott a változási folyamatban, valamint az iroda területeinek megtervezésében is.

A projekt eredményeként mostanra egy olyan tevékenységalapú környezet jött létre, ahol a munkatársak a feladatuk, tevékenységük vagy aktuális hangulatuk alapján választhatják ki a munkaállomásukat, például az alacsony, közepes és magas koncentrációt biztosító zónák mentén. Helyet kaptak játékosabb, szórakoztatóbb elemek is, mint például egy ebédlő, ahol kellemes kávézóhangulat uralkodik, egy bejárati társalgó, amely stílusosan fogadja a dolgozókat és az ügyfeleket - és egy asztalitenisz-szoba azok számára, akiknek egy kis kikapcsolódásra van szükségük.

"Az új iroda egyik legnagyobb előnyét a drop-in helyiségek jelentik. A kollégák gyakran használják őket, hiszen egyre több online megbeszélésünk van. És persze az ebédlő, az iroda nyüzsgő szíve, ahol összegyűlünk reggelizni, ebédelni” – mondja Grundin.

A folyamat során, a Kinnarps közreműködésével kidolgozott vízió szerint a Kontract legyen: Az IT-ipar és Örebro legvonzóbb munka- és találkozóhelye, ahol az emberek elégedettek, inspiráltak és folyamatosan fejlődnek, hogy a lehető legnagyobb sikereket érjék el.

Marie Oscarsson, a Mom Designstudio belsőépítésze is erre összpontosított, amikor felhasználta a Kinnarps és a Kontract elemzését a belső tér megalkotásához. "Nemcsak a tényleges funkciókat és termékeket néztük meg, hanem az identitás és a márka kiemelésén is dolgoztunk. Nem szabad, hogy maga a környezet legyen az egyetlen ok, amiért az ember az irodába jön, hanem tükröznie kell a Kontract alapértékeit, jövőképét és céljait is" – mondta Marie, majd így folytatta: "Nagy hangsúlyt fektettünk például arra, hogy a színvilág mindent összefogjon. Az egységes színárnyalat választása megkönnyíti a belsőépítészeti design megváltoztatását a vállalat növekedése során, így a jelenlegi megoldás hosszú távon fenntarthatóbbá válik."

A hagyományos irodából a rugalmas, tevékenységalapú irodába való átmenetnek vajon megvoltak a maga kihívásai? Lotta Grundin villámgyorsan válaszol: "Nem, valójában nagyon is zökkenőmentes és könnyű volt a váltás. Ez részben azért van így, mert a munkatársaink már eléggé hozzászoktak ehhez a stílusú munkavégzéshez, annak ellenére, hogy a régi iroda nem támogatta őket ebben, részben pedig azért, mert a Kinnarps segítségével a nulláról kezdtük a munkát. Nagy hasznát vesszük a Play Book-nak is, amelyben a munkahelyelemzés alapján összegyűjtöttük a szabályokat, gyakorlati információkat és magyarázatokat arra vonatkozóan, hogy az új munkahelyünknek ideális esetben hogyan kellene működnie".

Lotta Grundin állításait megerősítette az az értékelés, amelyet a Kinnarps körülbelül hat hónappal a Kontract új irodába költözése után végzett. Henrik Axell, a Kinnarps felelős munkahelyi stratégája elmondta, hogy a munkatársak értékelése az irodáról és az új munkamódszerről az egekbe szökött, területenként (együttműködés, hatékonyság, kreativitás és jólét). Egy tízpontos skálán az általános eredmény az alig több mint ötösről majdnem kilencesre változott.

"Ez is bizonyítja, hogy mennyire fontos a munkahelyelemzés, amikor egy cég irodaátalakítás előtt áll. Azzal, hogy részletes feltérképezésre és ismeretekre alapozzuk a döntéseinket, olyan személyre szabott megoldásokat tudunk létrehozni, amelyek hosszútávon fenntartható befektetéssé teszik a belsőépítészetet" - mondja Henrik Axell.