Hogyan lehet sikeres a tevékenységalapú munkavégzés?
Trendek kutatás nélkül
„A technológiai fejlesztések a tevékenységalapú iroda irányába mozdították el a trendet, de a témában még egyáltalán nem végeztek kutatást. A nagyvállalatok és a hatóságok anélkül kezdték el követni az új irányzatot, hogy tisztában lettek volna azzal, hogy a trend milyen hatással van a szervezetre és az alkalmazottaira. Azt sem tudták, hogy ez jó vagy rossz” – mondja Falkman.
Ő és hat másik kutató, akik különböző tudományágakat képviseltek, három évig kutatták a tevékenységalapú irodában rejlő lehetőségeket és kihívásokat. A projekt címe „A jövő irodája”, a végső jelentést pedig 2018 őszén fogják megjelentetni.
„Reméljük, hogy hozzájárulhatunk a tevékenységalapú iroda kiegyensúlyozottabb és pártatlanabb megértéséhez. A tevékenységalapú iroda egyértelmű előnyökkel jár, de hátrányai is vannak."
„Fontos tudni, hogy miért választja valaki a tevékenységalapú munkavégzést, illetve tisztában kell lenni azzal, hogy ez a munkavégzési mód nem megfelelő mindegyik szervezet számára. A tevékenységalapú megközelítés nem „a vezetőség gyors megoldása”, amelyet azonnal lehet alkalmazni, remélve, hogy minden fantasztikus lesz. Szükség van egy tervre.”
Tevékenységalapú munkavégzés különböző környezetekben
Mit jelent a tevékenységalapú munkavégzés?
„A tevékenységalapú munkavégzés lényege, hogy eltérő elrendezésekkel kell kezdeni, amelyeket különböző tevékenységekhez alakítottak ki. Az alkalmazottak bárhova leülhetnek, és kiválaszthatják a feladathoz legjobban illő munkakörnyezetet. A siker előfeltétele a személyre szabott és egyedi kialakítású munkakörnyezet, amely megfelel a szervezet és az alkalmazottak igényeinek – ennek a környezetnek tényleg meg kell könnyítenie a különféle tevékenységek elvégzését, ezenkívül megfelelő számú helyiségnek kell rendelkezésre állnia. Máskülönben valóra válhat a rémálom, amiről néha hallani: hogy nincs elég munkaállomás, így az embereknek korán kell beérniük az irodába, hogy legyen hol dolgozniuk.”
Falkman szerint a tevékenységalapú iroda elrendezésénél néhány tényező hangsúlyosabb, mint a többi.
„Természetesen fontosak a csendes részek, ahol le lehet ülni és koncentrálni lehet a munkára, de szükség van sok különböző méretű tárgyalóteremre is, ahol lehet telefonálni és különféle megbeszéléseket tartani. A közösségi terek – az étkezők, társalgók és kávézók – a tevékenységalapú irodában kiemelten fontos szerepet töltenek be. Itt találkozhatunk a munkatársakkal, problémákat oldhatunk meg, és egy kicsit feltöltődhetünk. Szerintem a Vasakronan nevű svéd ingatlanvállalat erre kitűnő példa. A fő irodában csak egyetlen helyen van kávé. Mindenkinek oda kell mennie, vagyis azon az egy helyen mindenki összetalálkozik, beszélget és kapcsolatba kerül a többiekkel. Olyan, mint egy oázis a sivatagban!”
Lena Lid Falkman gazdaságtanból doktorált, és a Stockholmi Gazdasági Iskolában dolgozik. Szakdolgozatát a vezetésből és a kommunikációból írta, és kutatási területei közé tartozik az új technológia és annak hatása a munkahelyi együttműködésre és kommunikációra.
Az alábbiakban megismerheti leghasznosabb tippjeit, valamint azokat a kérdéseket, amelyeket fel kell tennie önmagának, ha sikeres szeretne lenni a tevékenységalapú munkavégzés terén:
Megcsinálta a házi feladatát?
Hogyan és mikor dolgoznak az alkalmazottak? Milyen tevékenységi zónákra van szükség konkrétan az ön irodájában, hányan fogják azokat használni és mikor? Így meggyőződhet arról, hogy a tevékenységalapú iroda tényleg megfelel az ön igényeinek.
Mindenki a fedélzeten?
A részvétel döntő fontosságú a jó tevékenységalapú iroda esetében. Minden alkalmazottat be kell vonni, és meg kell hallgatni a véleményüket.
Rendelkezésre áll a technológia?
A tevékenységalapú irodának sokkal többre van szüksége, nem „csak” WiFi-re és vezeték nélküli kapcsolatokra. Praktikus irodára van szükség. Mivel mindenkinek kell tudnia dolgoznia mindenhol, és nincs hely a papírok számára, az irodának papírmentesnek kell lennie. Az alkalmazottaknak azt is meg kell tanulniuk, hogy hogyan működik a digitális iroda. Ez természetesen különösen fontos azoknál a hatóságoknál és vállalatoknál, amelyeknél szigorú követelmények vonatkoznak a dokumentumkezelésre. Amikor a digitális iroda működik, a munka gördülékenyebbé és gyorsabbá válhat, ugyanakkor több ember férhet hozzá a dokumentációhoz.
Funkcionális?
Nem számít, milyen szépek és tetszetősek a belsőépítészeti tervezési megoldások; ezeknek funkcionálisnak is kell lenniük. Különben nem fogják azokat használni.
Tér a munkahely fejlődésére
A tevékenységalapú irodák egyik legnagyobb előnyének a számtalan megbeszélésre alkalmas tér bizonyult.
„A tevékenységalapú iroda elősegítheti a szervezeten belüli együttműködést. Az alkalmazottak megismerik egymást és új módon kommunikálnak. Ez azt jelenti, hogy elkerülhető az ún. silóeffektus, amelynél a különböző részlegek el vannak szigetelve egymástól. A tevékenységalapú munkavégzés közelebb hozhatja egymáshoz a vállalat különböző részeit, és erősítheti a vállalati kultúrát.”
A kutatási projekt egyik eleme egy átfogó kérdőív volt, amelyben különböző vállalatok alkalmazottainak kellett kérdésekre válaszolniuk a tevékenységalapú irodával kapcsolatos elvárásaikról. A kérdéseket a megvalósítás előtt és után is feltették.
„Az alkalmazottak úgy gondolták, hogy a tevékenységalapú iroda inspiráló munkakörnyezet, és hogy a kommunikáció sikeres” – mondja Falkman.
„A tevékenységalapú iroda másik előnye, hogy rugalmas, és nagyszerű lehetőségeket kínál az egyes dolgozóknak arra, hogy maguk döntsék el, hol akarnak dolgozni. Általánosságban elmondhatjuk, hogy a tevékenységalapú munkavégzés a nagyobb önállóságot támogató szervezetekhez illik jobban. Azoknak kedvez, akiknek jó a tervezőkészsége, és akik szeretik maguk megszervezni a napjukat.”
Ergonomikus munkahelyek
A kutatási csoport által azonosított hátrányok egyike a megnövekedett koncentrációs nehézség.
„Interjúkat készítettünk számos különböző fókuszcsoporttal, és egyértelműen kiderült, hogy a megkérdezettek aggódtak amiatt, hogy munka közben elterelik a figyelmüket. Az agynak beletelik egy kis időbe, hogy koncentrálni tudjon egy feladatra, és ha folyamatosan megzavarnak, az megnehezíti a munkát. Ezért rendkívül fontos, hogy a tevékenységalapú munkakörnyezetben koncentrált munkára is legyen lehetőség, és hogy az emberek tényleg használják ezeket a nyugodtabb tereket” – mondja Falkman.
„A csapatban volt egy orvos is, aki megvizsgálta, hogy a tevékenységalapú környezet alkalmazható-e rehabilitált vagy kiégés után munkába visszatérő alkalmazottak esetében. Íme egy kis bonyodalom – hogyan fogják megtalálni a saját terüket azok, akik nem alkalmasak a tevékenységalapú környezetben való munkavégzésre?”
Az alkalmazottak amiatt is kifejezték aggodalmukat, hogy hogyan fogják tudni használni az egyénileg kipróbált és letesztelt ergonomikus segédeszközeiket a tevékenységalapú környezetben.
„A vállalatoknak, amelyek bevezetik ezt a típusú irodát, az a tapasztalatuk, hogy az alkalmazottak egészségesebbek és jobban érzik magukat a tevékenységalapú környezetben. Ennek pedig természetesen az az oka, hogy a korábbinál többet mozogtak.”
„Egy tevékenységalapú irodában az alkalmazottak nagymértékben befolyásolják, hogy a feladatokat hol és hogyan végzik el. Ez pozitív hatással lehet az egészségre. Ha egy tevékenységalapú környezetet megfelelően használnak, az változatosabb és aktívabb munkanapot eredményez” – mondja Anders Lundahl, a Kinnarps ergonómusa és fizioterapeutája. Az ergonómia különösen fontos, amikor új trendek jelennek meg a munka világában. Egy új, tevékenységalapú iroda megtervezésekor erre is gondolni kell.
1.
A tevékenységalapú irodai megoldások új lehetőségeket teremtenek a mozgásra a munkanap során: mozoghatunk az egyes állomások és a különböző tevékenységek között, például váltogathatjuk az állást és az ülést.
2.
Ne feledjük, hogy a mozgásnak változatosnak kell lennie. Be kell tervezni állítható magasságú munkaasztalokat, és az irodát különböző magasságú íróasztalokkal kell berendezni, ami lehetővé teszi az aktív váltást az álló- és az ülőmunka között. A kanapék és a babzsákfotelek önmagukban nem teszik ergonomikussá a munkahelyeket.
3.
Sok jó munkaállomásról is gondoskodni kell az irodában. Ha az alkalmazottaknak sokáig kell dolgozniuk, egy jó állítható magasságú munkaasztalra van szükségük, amelyen egy dokkolópont található a képernyőjükhöz. Ha valaki hordozható számítógéppel dolgozik egy olyan munkaasztalnál, amelyik nem állítható, akkor nem fog tudni ott sokáig dolgozni.
4.
A hangergonómia is fontos. Gondoskodni kell hangelnyelő bútorokról és anyagokról, hogy könnyebb legyen koncentrálni.
5.
Ezenkívül a jó világítás is kiváló vizuális ergonómiát biztosít és megkönnyíti a feladatok elvégzését.
A jövő irodája
Lena Lid Falkman azt a következtetést vonta le, hogy a legjobb elvetni a kész ötleteket, és ezek helyett venni kell a bátorságot, és meg kell hallgatni az egyéni javaslatokat.
„Szerintem az a legjobb iroda, ahol minden alkalmazott saját maga döntheti el, hogy hogyan szeretne dolgozni. Nem találtam sok példát arra, hogy egy vállalat többféle irodatípust használna, és hagyná, hogy az alkalmazottak kiválasszák a nekik megfelelőt.”
Falkman szerint a tény, hogy a szervezet változik, illetve hogy új alkalmazottak kezdenek dolgozni, mások pedig elmennek, nem szükségképpen jelent problémát.
„Ha megérkezünk egy új munkahelyre, lehetőséget kell kapnunk arra, hogy válasszunk. Itt vannak olyan helyek, ahol inkább egyénileg dolgozhatunk, és van olyan hely is, ahol több személlyel dolgozhatunk együtt. Izgalmas lenne látni, hogy mi történik, ha merjük az egyént a középpontba állítani.”
Az ön számára az egyén igényei a legfontosabbak, és szeretne kifejezetten önre szabott irodát kialakítani?
A Kinnarps Next Office® egy olyan eredményorientált koncepció és folyamat, amely a műveletekkel kapcsolatos igényeket veszi alapul, és ahol az alkalmazottak kulcsfontosságú szerephez jutnak. A Next Office® alapja az ügyfelekkel, a szervezeti fejlesztőkkel és a jövőelemzőkkel együttműködve végzett kutatómunka.
