Tárgyalóhelyek a modern irodában

Hibrid, digitális, fizikai, hosszú, rövid, spontán, előre lefoglalt, hivatalos és informális. Egy munkahelyen az emberek sokféleképpen találkoznak. A modern irodának támogatnia kell a munkavégzés és az interakció új formáit azáltal, hogy olyan különféle tárgyalótereket kínál, amelyeket kifejezetten a termelékenység, a hatékonyság és a kreativitás ösztönzésére terveztek.

Ön milyen tárgyalásokat tart (vagy szeretne tartani)?

Ahhoz, hogy megtervezhesse a szervezete számára ideális tárgyalótermet, elengedhetetlen, hogy először is meghatározza, milyen típusú megbeszéléseket tart, és mire lesz szüksége a jövőbeni megbeszéléseihez. Fontolja meg, hogy milyen mértékben használják fel a különböző tereket, az ott tartott megbeszélések méretét és időtartamát és a szükséges figyelem fokát – a meglévő terek megfelelnek az igényeinek? Ezek az információk értékesek a tervezési folyamat szempontjából, és megkönnyítik a szervezet munkamódszerét támogató, személyre szabott tárgyalóterek kialakítását. Ha jobban megérti, hogy az alkalmazottak és a teamek hogyan szeretnének együtt dolgozni, és milyen típusú tárgyalóterek jelentenek hozzáadott értéket, megteremti az alapot irodaterületeinek hatékony optimalizálásához.

12,9%

A National Bureau of Economic Research átfogó felmérése azt mutatja, hogy a világjárványt követően 12,9%-kal nőtt az irodai dolgozók körében az értekezletek száma. A megbeszélések általános hossza pedig 20,1%-kal csökkent.

Optimalizálja az irodaterét

A hagyományos tárgyalótermet a modern irodában különféle tárgyalókkal és tárgyalózónákkal kell kiegészíteni. A kötetlenebb megbeszélések ideális esetben nyitott terekben zajlanak, amelyeket magas háttámlájú bútorokkal, válaszfalakkal, térelválasztó tárolási megoldásokkal vagy a mennyezetről felfüggesztett textíliákkal – szoba a szobában megoldásokkal – lehet tagolni. Rövid felzárkóztató megbeszélések, kreatív megbeszélések, projektmegbeszélések vagy olyan munkamegbeszélések, amelyek nem tartalmaznak bizalmas információkat, példák olyan meetingekre, amelyek jól működnek egy nyitott térben, a megfelelő belsőépítészeti tervezéssel és technológiával.

Beszéljünk a térről a helyiség helyett

A „helyiség” helyett a „térről” való beszéd jól szemlélteti azt, hogyan lehet az iroda tárgyalótereit rugalmasabban kialakítani, úgy hogy azok támogassák az új munkamódszereket. A munka megkezdésekor sokkal jobb élmény látni a kollégákat, mintha mindenki külön szobában rejtőzködne. A nyitott terek azt is lehetővé teszik, hogy a szervezet különböző részlegei szabadabban érintkezzenek egymással, ami hozzájárulhat a befogadóbb munkahelyi kultúra kialakulásához. Ez lehetőséget teremt arra is, hogy a környezetet a napi tevékenységek gyors változásaihoz igazítsák.

3 ergonómiai szempont amit érdemes figyelembe venni

AKUSZTIKA. Az akusztika fontos a résztvevők figyelmének és produktivitásának szempontjából. A tárgyalótermekben gyakran előforduló kemény felületek, mint például a csupasz falak, üvegezett válaszfalak, paravánok és fehér táblák zavaró akusztikus környezetet teremtenek erős zajokkal és visszhangokkal. A hangelnyelők és a textíliák meleg érzetet keltenek, és hozzájárulnak a jó akusztikai környezethez.

SZÍNEK. Válasszon egy színsémát a megbeszélés típusának figyelembevételével – ne a személyes ízlése vagy a trendek szerint. A különböző színek különböző típusú tevékenységekre bátorítanak és ösztönöznek. A sárga árnyalatok kreativitásra ösztönöznek, míg a kék nyugtató hatású. A tárgyalótereknek bele kell illeszkedniük az iroda egészébe, de ettől még lehetnek különböző arculatúak – gondolja át, hogy milyen hangulatot szeretne teremteni az egyes tárgyalóterekben.

LEVEGŐ ÉS SZELLŐZÉS. A koncentráció elvesztése és az álmosság elkerülése érdekében különösen a kisebb, ablak nélküli helyiségekben elengedhetetlen a jól működő klímaberendezés.

A kreatív megbeszéléseken vagy brainstorming-üléseken fontos, hogy szabadon mozoghassunk a helyszínen, hogy fenntartsuk az energiát és a tempót. Az állítható magasságú tárgyalóasztalok könnyen az Ön igényeihez igazíthatók – egy magasabb asztal bárszékekkel lehetővé teszi a résztvevőknek, hogy aktívabbak legyenek, felálljanak és bekapcsolódjanak a társalgásba.

A modern irodákban egyre gyakrabban találkozunk olyan terekkel rögtön belépéskor, ahol a fogadó tér „work lougne” térrel van kombinálva. Az ilyen terekben, nagyobb leülős szigetek, projekt asztalok és különböző magasságú munkaasztalok keveréke alkot egy olyan hívogató atmoszférát, ahova szívesen leül az ember akár egy csésze kávéra, pár szót váltani kollégáinkkal vagy dolgozni egy időre.

Azokat a megbeszéléseket, amelyeket a lehető legrövidebbre szeretne fogni a legjobb olyan terekben tartani, ahol például magasabb asztalok és bárszékek vannak, és ahol a résztvevők választhatnak, hogy leülnek vagy állva maradnak. A hosszabb megbeszélésekhez viszont olyan helyiségre van szükség, amely kényelmes tárgyalószékekkel van berendezve.

Zónák létrehozása különböző fokú összpontosítási igénnyel

Az iroda kialakításakor fontos figyelembe venni, hogy a különböző terek hogyan helyezkednek el egymáshoz képest. A nagyfokú összpontosítást igénylő munkaterületeket például el kell választani azoktól a területektől, ahol sok a mozgás és az emberek közötti interakció. Ezért jó megoldás, ha az irodát különböző zónákra osztjuk, például egy aktív zónára, ahol nagyobb a pörgés és a mozgás; egy félig fókuszált zónára, ahol a munkára koncentrálhatunk, de van némi keresztbeszélgetés; és egy erősen fókuszált zónára, ahol zavartalanul dolgozhatunk, és nem beszélgetünk. Így mindenki a lehető legjobban tudja ellátni a feladatát a nap folyamán.

„Az irodai tárgyalóterek kialakítása a tartandó megbeszélés típusától és a szükséges figyelem mértékétől függ. Ez határozza meg, hogy a meeting nyitott vagy zárt térben, aktív zónában, közepes vagy nagy figyelmet igénylő zónában foglaljon-e helyet.”

Henrik Axell, munkahely-stratégai szakértő, Kinnarps

Technológia, mely kéz a kézben jár a belsőépítészeti tervezéssel

A megfelelő technológiával jobban megválaszthatjuk, hogyan és hol dolgozunk – még az iroda fizikai helyiségein belül is. A technológia iránti igény ezért szerepet játszik az iroda tárgyalótereinek megtervezésében is. Minden tárgyalóteremben legyen lehetőség arra, hogy valaki az irodán kívülről is csatlakozhasson digitálisan? Ez történhet egy külső irodából, egy szálloda társalgójából, egy kávézóból, vonatról vagy otthonról. Nem jelent-e jobb megoldást, ha szervezetének jól működő tárgyalótermei vannak a digitális és hibrid megbeszélésekhez, más terek pedig kifejezetten a fizikai megbeszélésekhez vannak optimalizálva? Mielőtt irodát váltana, fontos, hogy alaposan átgondolja, mely megbeszélések működnek jól digitálisan vagy hibridként az Ön szervezetében – és melyeket kellene a fizikai térben megtartani. Ezenkívül vizsgálja felül, hogy mely tárgyalótereknek kell lefoglalhatóknak lenniük.

Bútorozási megoldások spontán találkozókhoz és közösségi interakciókhoz

Bár a digitális kommunikáció hosszú utat járt be, a fizikai találkozók még mindig elengedhetetlenek az egységes kultúra ápolásához, a kapcsolatok fejlesztéséhez és az elkötelezettség megteremtéséhez. A technológiai fejlődésünk ellenére az ember természeténél fogva társas lény és szüksége van mások társaságára. Amikor szemtől szemben találkozunk, olvasni tudunk egymás testbeszédéből, és olyan módon érzünk kötődést és empátiát, amit virtuálisan nehéz megismételni. Az arckifejezésünk, a hanglejtésünk, a kézmozdulataink és a szemkontaktusunk apró változásai megerősítik a közvetíteni kívánt üzenetet.

A munkahelyeken minden nap adódnak spontán megbeszélések. A kollégák összefutnak a folyosókon, a kávéautomatánál vagy akár egymás munkaállomásánál is, hogy megvitassanak néhány kérdést vagy ötletet. Az ilyen típusú spontán megbeszélések nemcsak a dolgozók személyes kapcsolati miatt fontosak, hanem az együttműködést és a problémamegoldást is javítják. Tegye könnyebbé a kollégáinak, hogy megállhassanak vagy leülhessenek beszélgetni azáltal, hogy az iroda kiválasztott helyein nyitott, kényelmes és barátságos ülő- vagy állóhelyeket alakít ki. Gondolja át, hogy szervezete hogyan szeretné ösztönözni az embereket a találkozásra, és gondoskodjon róla, hogy ez tükröződjön az iroda elrendezésében.

18%

Egy felmérés során 5000 irodai dolgozót kérdeztek meg arról, hogy szerintük milyen típusú megbeszélések lesznek majd az irodában. A becsült eloszlás azt mutatja, hogy a spontán találkozók aránya 18% az összes találkozót figyelembe véve. Az eredmény fontos szempont, amit figyelembe kell venni a jövő irodájának tervezésekor.

Nyilvánvaló, hogy az inspiráló és funkcionális tárgyalóterek kreatívabb és hatékonyabb megbeszéléseket biztosítanak. Olyan kényelmes, intuitív és barátságos terek kialakítására törekszünk, amelyek fokozzák az összpontosítást és fesztelenebbé teszik a meetingek légkörét. Olyan jól megtervezett és funkcionális terekre, amelyek lehetővé teszik, hogy a résztvevők saját kreatív folyamataikra koncentrálhassanak, és a lehető legjobban működhessenek együtt.

Segítségre van szüksége az irodaterek megtervezéséhez? Talán itt az ideje új, izgalmas tárgyalóterek kialakításának – a hagyományos tárgyalótermeken túl?

Örömmel várjuk a megkeresését!