Design a hibrid megbeszélésekhez

Avilágjárvány sok mindent megváltoztatott – különö-sen az ülésezés kultúráját. Szinte egyik napról a másikra teljesen elfogadott lett a távoli megbeszéléseken való részvétel. A Teams, a Zoom, a Google Meet és számos más digitális eszköz hirtelen általánossá vált. Mindig így fogunk dolgozni ezentúl? Távoli eléréssel? Nincs többé ingázás, panaszkodás a kávéra és nem kell végigásítozni egy reggeli megbeszélést?

Nem ez történt. Amikor a világjárvány véget ért, kiderült, hogy erősen eltúlozták az irodák megszűnéséról szóló híreszteléseket. Néha találkoznunk kell egymással a való életben. Épp csak ritkábban, mint korábban? Néha jobb otthonról dolgozni.

Váratlanul megszületett a „hibrid megbeszélés” koncepció. Más szavakkal, olyan megbeszélések, ahol egyesek a teremben vannak, míg mások a Teams vagy más megoldáson keresztül kapcsolódnak. A hibrid találkozók azonban sajátos kihívásokkal járnak. Hogyan vonjuk be a távoli résztvevőket? Hogyan lehet fenntartani a kreatív és konstruktív beszélgetést?

Mia Holmlund a Kinnarps irodai szegmensének vezetője. Hangsúlyozza, hogy a legfontosabb szempont az, hogy minden résztvevő láthassa a többieket.

„Biztosítani kell, hogy a távoli résztvevők is felvehessék a szemkontaktust. Nemcsak a hangunkkal, hanem a testbeszédünkkel is kommunikálunk, ezért nagyon fontos, hogy minden résztvevő láthassa a többieket” – magyarázza.

Itt egy olyan helyzet, amelyet mindenki, aki részt vett már hibrid találkozón, biztosan felismer. Valaki letesz egy laptopot az asztal rövid végére. Míg a távolról jelenlévők egy nagy képernyőn óriási fejekként jelennek meg, addig ők egy hosszú asztal mentén csak apró zsibongó fejeket láthatnak. Nehéz pontosan kivenni, hogy ki mit mond. A megbeszéléseken többnyire a szobában jelenlévők vesznek részt – a távoli résztvevők nehezen tudnak bekapcsolódni a beszélgetésbe.

A megfelelő technológia fontossága

De létezik néhány egyszerű trükk. Nina Rapp a Microsoft „Modern Work” üzletágának vezetője Svédországban. Ez azt jelenti, hogy ő a felelős a Microsoft munkahelyi megoldásaiért, beleértve a Teamset is. Egyetért azzal, hogy a távoli résztvevők bevonása komoly probléma.

„Sok még a tennivaló a hibrid találkozók élményének javítása érdekében. Tudjuk, hogy a hibrid találkozók résztvevőinek 43 százaléka nem érzi úgy, hogy bevonnák” – jegyzi meg.

Nina Rapp szerint az egyetlen lényeges dolog, amire a munkáltatóknak szükségük van ahhoz, hogy a hibrid megbeszélések működjenek, az a technológia! Bár egyszerűnek és alapvetőnek hangzik, túl sok munkáltató figyelmen kívül hagyja ezt. Megdöbbentő, de a nyugati világ tárgyalótermeinek 90 százaléka nincs felkészítve a modern kollaborációra. 

„Nagyon nehéz bevonni azt, aki nem látható vagy hallható. Sokat beszélünk az „első sor” koncepcióról. Ezáltal a távoli résztvevők az első sorba kerülnek, így egy szinten vannak a teremben ülőkkel, és azonos szemmagasságban vannak a képernyő túloldalán ülőkkel. Így valóban úgy érzi az ember, mintha együtt ülnének egy asztalnál – így elkerülendő az „ők és mi” érzés.” 

Belső kialakítás, amely hozzájárul a jobb hibrid találkozókhoz

Mi történik ez után? Amíg a technológia működik, addig minden simán megy? Nem. A tárgyalóterem belsőépítészeti tervezése ugyanolyan fontos a jó hibrid megbeszélések megteremtéséhez. Mia Holmlund beszámol arról, hogy az olyan egyszerű dolgok, mint az asztal formája, szintén sokat számítanak.

„Az U- vagy V-alakú asztallap a legjobb megoldás. Ez azt jelenti, hogy a kamerához legközelebb lévő emberek a távolabbi végeken ülnek. Ez megkönnyíti a távoli résztvevők számára, hogy felvegyék a szemkontaktust a tárgyalóteremben ülőkkel” – mondja Mia Holmlund.

És mi a következő lépés annak érdekében, hogy a belső tér kialakítása a lehető legjobb legyen a hibrid megbeszélésekhez?

„Sok szempontot kell figyelembe venni. Ilyen például a megvilágítás – milyen árnyék vetül az asztalnál ülőkre. Ha a fény hátulról érkezik, a személy alig lesz látható. És át kell gondolnia, hogy milyen menynyezeti lámpái vannak. A mennyezetbe süllyesztett lámpák jók, általában elegendő általános megvilágítást adnak.”

Így folytatja:

„És milyen típusú székek állnak rendelkezésre? Fontos, hogy csendben lehessen mozogni az asztal körül, hogy a megbeszélés során a lehető legkisebbre csökkentsük a zavaró tényezőket. A székek lehetőleg legyenek görgőkkel ellátva. A tárgyalóteremben fontos a jó akusztika. Ez fali hangelnyelők és kárpitozott bútorok segítségével érhető el. Nézze meg a falakat is. A lehető legsemlegesebbnek kell lenniük – a túlságosan „élénk” falak elvonják a figyelmet.”

Nina Rapp a Microsoft részéről egyetért azzal, hogy a bútorok és a belsőépítészet nagy szerepet játszanak a sikeres hibrid megbeszélésekben – a megfelelő formájú és funkcionalitású bútorok a megfelelő technológiával kombinálva nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy mind a személyes, mind a távoli résztvevők számára sikeres legyen a megbeszélés.

„De szembe kell nézni még egy kihívással. Még ha jó technológia és jól átgondolt belsőépítészeti tervezés áll is rendelkezésére, akkor is alkalmaznia kell az inkluzív munkamódszereket és használnia kell a kézenfekvő eszközöket. Ha jó belső kialakítással és teljesen működőképes technológiával rendelkezik, akkor már a kezdetektől fogva magasabbra helyezte a mércét. Ezután itt az ideje, hogy megvitassuk, hogyan vezessük le a megbeszélést, és melyik megbeszélési kultúra az elfogadó. Nem szabad megfeledkeznünk az emberről.”